Acuerdo 042

Relatoría Sobre el acuerdo 042 del 2002.
Elaborado por: Daira Lucero Astudillo Mosquera
Técnico en Asistencial de archivo.
Acuerdo 042(octubre 31 de 202)
CONSIDERADO: tener encuenta el ciclo vital de los documentos, clasificados en A. Gestión, A. Centrales y A. Históricos.
ARTICULO PRIMERO: que se cumplan las funciones publicas tener en cuenta losartículos 8 y 9 de la ley 594 de 2002.
ARTICULO SEGUNDO: organizar sus archivos con sus tablas de retención.
ARTICULO TERCERO: tener en cuenta para la conformación, organización ypreservación aplicar los principios de procedencia y orden original señalado en el numeral 5 de la ley 734 de 2002.
ARTICULO CUATRO.
1) Tener la tabla de retención totalmente aprobada.2) Importante reflejar series y sub series correspondientes.
3) La organización de documentos se arreglan, el más reciente de último y el más antiguo de primero.
4) Los documentosde las series y sub series, deberán tener su folder para facilitar su ordenación.
5) El documento de dependencia deberá ser autorizado.
6) Cualquier préstamo de documento debellevar un debido registro.
7) Identificación de c ajas de transferencia: código dependencia para transferencias primarias.
Articulo quinto: cualquier consulta que necesitan de losarchivos deben ser autorizadas.
Articulo sexto: cuando se traslada un documento es necesario un registro.
Articulo séptimo: entregan el formato único del inventario documental.INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Nombre de la entidad responsable, nombre de la razón social de la identidad, debe ir el nombre de quien produce el documento,consignar la finalidad del inventario, enumerar cada hoja del inventario para ser transferencias 1° y 2°, anotar l numero asignado, nombre y apellido de responsable de elaborar.