Acuerdo 060 2001

ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en
especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO:Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades
de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su
cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación,
entre ellas la de fijar políticas yestablecer los reglamentos necesarios y en su
Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de
Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del
Archivo General de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamentael acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las
entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una
política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la
información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector
productivo, modernizar las institucionespúblicas y socializar el acceso a la
información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02
del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones,
procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno yadecuado de la
información y en consecuencia se hace necesario normalizar los
procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión
documental.

ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las
privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de
gestión documental,para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente
Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en unproceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no elcargo del funcionario.
No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
DocumentoOriginal: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las...