Acuerdo 060 Del 30 De Oct De 2001

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

PIEDAD JOHANA ROMERO PINZÓN

SERVICIO NACIONAL DE PARENDIZAJE SENA
SENA VIRTUAL
Bogotá, D.C., de 2012

1. ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

Por medio de éste acuerdo se establecenpautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública entre las que se encuentran las siguientes:

a. Ley 80 de 1989: Señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladoradel quehacer archivístico

b. Ley 594 de 2000: Tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

c. Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.d. El Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

e. ElDecreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

f. La planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integralde la gestión documental.

Adicionalmente, se establecen lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de ge+stión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.


* ARTÍCULO TERCERO: Unidadesde Correspondencia: Establecer una unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

* ARTÍCULO CUARTO: Firmas responsables: Establecer los cargos y los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo.

* ARTICULO QUINTO: Procedimientos para laradicación de comunicaciones oficiales: Velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

* ARTÍCULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: Debe ser consecutiva, llevarcontroles, atender las consultas y reportes necesarios, sin, tachones o enmendaduras. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

* ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Establecer controles y procedimientos que velen un adecuado seguimiento a lasmismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

* ARTÍCULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Elaborar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos.

* ARTICULO NOVENO: Conservación...