Acuerdo 39 del 2002

ACUERDO 39 DE 2002
(Octubre 31)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000,
CONSIDERANDO
Que elartículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula "fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126de 1999;
Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo;
Que las Tablas de RetenciónDocumental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;
Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental,la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,
ACUERDA
Artículo 1º. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan serviciospúblicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapas relacionadas a continuación.
Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resolucionesy/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas alas dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico conel fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio do cumental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para suconservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el...