ACUERDO 41 DE 2002

ACUERDO 41 DE 2002
(Octubre 31)
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que
se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la
Ley 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de las facultades que le confieren la ley 80 de 1989, la Ley 489 de 19 98 y la
Ley General de Archivos 594 de 2000,CONSIDERANDO
Que el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 establece que "las entidades públicas que se
supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al Ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas";
Que el parágrafo del artículo 20 de la Ley 594 de 2000 señala que "las entidades públicas
que se privaticen deberán transferir sudocumentación histórica al Ministerio o entidad
territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas";
Que el Decreto número 254 de 2000 "por el cual se expide el régimen para la liquidación
de las entidades públicas del orden nacional", estableció en el literal g) del artículo 2º la
adopción inmediata de las medidas necesarias para asegurar la conservación y fidelidad
de todos los archivos de laentidad y, en particular, de aquellos que pueden influir en la
determinación de obligaciones a cargo de la misma;
Que el artículo 36 del Decreto número 254 de 2000 indica, entre otros, que el acta final de
liquidación de una entidad, debe contener "como mínimo los siguientes asuntos...; f)
Manejo y conservación de los archivos y memoria institucional...";
Que el artículo 39 del citado decretopreceptúa: "Artículo 39. Archivos. Los archivos de la
entidad en liquidación se conservarán conforme a lo dispuesto por el Archivo General de
la Nación.
Será responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo
requerido para atender los gastos de conservación, guarda y depuración de los archivos.
La destinación de recursos de la liquidación para estos efectos, se hará conprioridad
sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad en liquidación",
ACUERDA
Artículo 1º.
Las entidades públicas en proceso de liquidación o supresión elaborarán un plan de
trabajo archivístico integral, previendo los recursos que este plan demande, con miras a la
organización, conservación y consulta de los documentos y archivos y su transferencia, al
Archivo General de laNación cuando se trate de organismos del nivel central del orden
nacional, al Ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, al Archivo
General del Nivel Territorial cuando se trate de los organismos del nivel central del orden
territorial y a los organismos del nivel territorial al que hayan estado adscritas o
vinculadas.
Parágrafo primero
. De conformidad con el artículo 25parágrafo primero del Decreto 254 de 2000,
"Inventario de Procesos Judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual", el
archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes correspondientes de las entidades
del orden nacional que se liquiden deberán ser entregados al Ministerio del Interior,
debidamente inventariados y con los procedimientos establecidos en este Acuerdo,
conjuntamentecon una base de datos que permita la identificación y recuperación
adecuada para la consulta.
Parágrafo segundo
. De conformidad con el artículo 11 del Decreto 254 de 2000, "cuando una entidad del
orden nacional, que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, entre en un

proceso de disolución y liquidación, deberá entregar a la entidad que se determine en el
decreto que ordene suliquidación, los documentos, archivos magnéticos con los equipos
correspondientes y demás información laboral que sirvió de fundamento al cálculo
actuarial y que será el soporte para la creación de la base de datos necesaria para la
elaboración de la nómina de pensionados". La entrega de los documentos y los archivos
deberá hacerse con los procedimientos establecidos en este Acuerdo.
Artículo...