ACUERDO No. 039

ACUERDO No. 039
(Octubre 31 de 2002)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594
de 2000
CONSIDERANDO:Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal
b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado
del patrimonio documental de la nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la
Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtuddel Decreto 1126 de 1999.
Que la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas
deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del
Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en los
documentos de archivo.
Que lasTablas de Retención Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de lagestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO.- Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidadesprivadas que prestan servicios
públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapas
relacionadas a continuación.
PRIMERA ETAPA.

Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la
estructuraorganizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de
trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que
producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Analizar la producción y trámite documentalteniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los
manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o
fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase dearchivo:
gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio
documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y
externas que regulan su producción.
Determinar eldestino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La
selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido
se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la...