Acuerdos produccion de documentos

ACUERDO 038 de 2002
(Septiembre 20)
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos yarchivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el articuloanterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación.
ARTICULOCUARTO. Las entidades publicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas. ARTICULO QUINTO. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entregay el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.
PARÁGRAFO: Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera delas sanciones previstas por la Ley.
ARTICULO SEXTO: El Archivo General de la Nación podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.
ARTICULO SÉPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga los acuerdos que le sean contrarios.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE


ACUERDO 39 DE 2002
(Octubre 31)
Por elcual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

ACUERDA
Artículo 1º. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y lasentidades privadas que prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, el que comprenderá las etapas relacionadas a continuación.
Primera Etapa. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Analizar la producción y trámite documental teniendo encuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales
Tercera Etapa. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
Cuarta Etapa.Aplicación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
Quinta Etapa. Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un...