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Las hojas de trabajo. ¿Qué son y para qué sirven?
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A diferencia de lo que ocurría tiempos atrás, actualmente, de una forma u otra, prácticamente todas las firmas utilizan lashojas de trabajo para poder controlar y planificar mejor sus finanzas. Sin embargo, hoy la novedad reside en que muchos despachos utilizan un sistema informatizado que facilita mucho la tarea deextracción de conclusiones globales.
Pero, ¿qué es una hoja de trabajo? Es una relación diaria elaborada por el profesional en la que deben aparecer los trabajos y las gestiones realizadas, así como losclientes receptores de los mismos. Así mismo, pueden incluirse los tiempos de transporte, además de los de formación. Por tanto, la hoja suele incluir las siguientes variables:
• Cliente al que vadirigido el trabajo en cuestión.
• Asunto.
• Clase de trabajo (conversación, reunión, llamada telefónica, visita del cliente, visita al domicilio del cliente, etc.).
• Tiempo invertido.
•Importe destinado.
Tal como hemos indicado, si el despacho ha informatizado el sistema de hojas de trabajo (sobre todo si nos referimos a una gran firma), cada profesional tendrá unas siglas o unaclave que será fácilmente leída por el programa. De igual forma, será importante incluir la fecha.
En concreto, las funciones que cumplen las hojas de trabajo, absolutamente perfeccionadas gracias a laintroducción de la informática, son:
1. Facilitan el cálculo de la facturación de todo el despacho.
2. Permiten conocer la rentabilidad de los temas en marcha o pendientes.
3. Dan informaciónacerca de la cargabilidad del tiempo incurrido por los profesionales.
4. Sirven para “repartir” los honorarios facturados por el bufete entre los profesionales, según el tiempo que haya intervenidocada uno de ellos en cada asunto concreto.
Evidentemente, es fácil constatar que, para alcanzar estas funciones, resulta imprescindible que todos los profesionales cumplan con el trámite de la...