Adm Proyectos

CAPITULO V. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES 5.1 Funciones del almacén La manera de organizar o administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el organigrama de la empresa, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y las facilidades de manufactura y de la programación de la producción.Uno de los elementos que forman parte de la estructura del sistema logístico en cualquier empresa, es el almacén. El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Sin embargo, muchas veces se ha olvidado esta función por considerarse como la bodega odepósito donde se guardaban los materiales que producción o ventas requería. Por lo general, el término almacenamiento o almacén, se asocia con materias primas, productos en proceso y productos terminados. El almacenamiento es la administración de los materiales en resguardo. Para los administradores el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de laempresa. Este concepto se contrapone a la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución. Se puede apreciar que el almacén es un elemento estratégico de las empresas por lo que se debe estudiarcientíficamente el lugar donde se ubicará, el área que ocupará y la división de los espacios, la manera como se van a almacenar y manejar los materiales almacenados y los procedimientos y prácticas que han de normar el funcionamiento del almacén. El diseño del almacén se tiene que limitar al espacio físico y a las necesidades requeridas para las mercancías a almacenar. Esto es con el fin deconseguir los objetivos y la rentabilidad establecida en el plan logístico, para ellos es necesario conocer lo siguiente: Las mercancías que se desea almacenar: descripción, forma, tamaño, peso, propiedades físicas. Cantidad de unidades que se reciben en un suministro. Frecuencia del suministro: diario, semanal, quincenal, mensual. Medios de transporte externo: características y carga que transportan.Equipo de transporte interno: carretillas manuales, mecánicas, elevadores y tiempo utilizado. Cantidad de unidades a almacenar de cada producto (máximo, mínimo). Superficie de almacenamiento: según la altura y los métodos empleados. En base a las necesidades anteriores, la distribución física puede dividirse en cinco etapas:

123

1. Determinar las ubicaciones de existencias y establecer elsistema de almacenamiento. 2. Establecer el sistema de manejo de materiales. 3. Mantener un sistema de control de inventarios. 4. Establecer procedimientos para tramitar los pedidos. 5. Seleccionar el medio de transporte. La administración de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compañía, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, ademáses una función primordial en el plan general de la operación de la empresa, donde cada actividad es parte de un patrón calculado para producir una acción conjunta y dirigida a una meta. Una administración así integrada tiene como fin la unificación y coordinación de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con mayor efectividad y menor costo. Es necesario conocer los objetivos de laempresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que pueda delinear las funciones del almacén. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de...