Adm. Sistema De Informacion

Planteamiento del Problema

Existe un consenso a nivel Gerencial, en que la solución de la mayoría de los problemas que atañen a las organizaciones, están estrechamente relacionadas con el ejercicio de un mejor control de los procesos o actividades que se realizan y con el buen uso de los recursos existentes en la empresa. Es por ello que la Gerencia Moderna, conciente de esta situación: haceénfasis no solo en buscar soluciones externas: sino en examinarse internamente en forma sistemática y crítica, con el fin de encontrar métodos más eficientes de manejar los procesos administrativos.

En este sentido las organizaciones del área Crédito y Cobranza al igual que las de cualquier otro ramo. Administran una serie de recursos materiales, humanos, financieros, técnicos, etc, queconstituyen la base fundamental para el logro de sus objetivos. No obstante en el área de servicios de Cobranza del sector privado, se presentan dificultades en el desarrollo del proceso de atención de clientes, que acuden al Outsorcin por diversas razones.

A estos Outsourcin asisten una gran cantidad de empresas de todo el país, por lo tanto: la disponibilidad de recursos de personal es limitada:trayendo como consecuencia que no se preste un buen servicio.

El área de gestión de cobranza no escapa a esta problemática, teniéndose como referencia a Cobranzas Peñas y Asociados, al que asisten clientes muy importantes de todos del país, observándose en los últimos dos años un incremento de clientes de forma acelerada y de esta manera un crecimiento elevado de información que debe ser procesada.Así mismo, los cobradores, han manifestado que se han producido cambios significativos en el desarrollo de los procesos administrativos, repercutiendo ésta situación en la atención eficiente del cliente. De esta manera al momento de realizar una cobranza, el cliente proporciona la información básica que se requiere para actualizar el archivo de expedientes.

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Descripción de la SituaciónActual

En el Cobranzas Peñas y Asociados se realizan un conjunto de procesos que con llevan a la atención del cliente, los controles establecidos para el buen desarrollo de estos procesos, están enmarcados en un ambiente carente de recursos automatizados, necesarios en las organizaciones modernas de ésta época.

De esta manera, al momento que el cliente llega al Cobranzas Peñas y Asociados lesuministra a la secretaria la información concerniente al motivo de su visita. Si el cliente acude al outsourcin por primera vez, la información requerida es la siguiente: Nombres y Apellidos, C.I, Dirección, Teléfono y el motivo de la visita.

Posteriormente, la secretaria verifica en el libro de trabajo diario, si hay algún gestor disponible que pueda realizar la cita. En caso afirmativo seelabora su expediente, se le asigna un número y se le remite al gestor que tratará su caso. Adicionalmente la encargada de atender al cliente, además de consignar sus datos básicos en el libro diario de trabajo, también llena el formato de hoja corta de trabajo que se archivará en el Kardex y el formato de la hoja de trabajo larga que se almacenara en el archivo de cobranzas, requerido todo esto porel gestor al momento de realizar la consulta.

El gestor por su parte realiza las evaluaciones necesarias, explicándole al cliente el procedimientos a seguir para realizar el cobro de las facturas asignadas A continuación el gestor llena el formato de hoja larga de trabajo en donde se transcribe el estado de cobranza del cliente y se el coloca el mismo numero de historia que contienen elformato de la hoja corta que llenó la secretaria.



Para concluir el sistema C.P.A. se encargara de automatizar cada uno de los procesos brindando, un mejor servicio en cuanto al control de citas, la asignación de cargas de horarios de los cobradores y la historia de los clientes, para asi lograr el cobro total en todo el territorio nacional, logrando con ello brindar un servicio rápido y...