Adm

















INSTRUCTIVO DE CAJAS CHICAS 2013
MARCO LEGAL


























































ASIGNACION:

Mediante Resolución emanada del Sr. Ministro, anualmente se asignan a las distintas reparticiones los fondos concernientes a Cajas Chicas.


DESIGNACION DE “RESPONSABLE”:
Cada Jefe de Dependencia deberá todos los años designar a un “Responsable” informando porescrito (conforme a “Planilla de Designación de Responsable”), al Departamento de Liquidaciones de Cajas Chicas:
Nombres y Apellidos
Legajo
Jerarquía
Nº de Documento,
Domicilio particular,
Nº de cuenta bancaria fiscal en la que se depositaran los fondos asignados
CBU de la cuenta bancaria fiscal
CUIL o CUIT del responsable
Teléfonos e internos de la dependencia;
Todo ello conjuntamente con la“Declaración Jurada de Domicilio” exigida por el Honorable Tribunal de Cuentas de la Provincia de Buenos Aires. Ambas planillas deben ser presentadas por duplicado.

CAMBIO DE “RESPONSABLE”:
Ante una situación de cambio de “Responsable”, durante el año en curso, se deberán acompañar para el nuevo “Responsable”, los mismos requisitos solicitados para la designación de “Responsable”, junto con laRendición Final de la Caja Chica, por el total del monto asignado (el 100%), conformada por el “Responsable” saliente.





FORMA DE PRESENTACION DE LOS REINTEGROS:

Los reintegros deberán ser presentados ante el Departamento de Liquidaciones de Cajas Chicas, luego de pasados los quince (15) días hábiles de haber retirado el cheque de la asignación o del reintegro anterior. Conformado porfacturas de fecha posterior al cobro del correspondiente cheque.

A) Dependencias descentralizadas:

Cada dependencia, una vez que el importe invertido alcance al 70% de la suma asignada, puede solicitar el correspondiente reintegro ante el Departamento de Cajas Chicas, mediante la presentación de las facturas que respalden el gasto.

Dichas facturas deben ser firmadas por el “Responsable” de laCaja Chica y asentadas en un “Formulario 11” con el nombre de la dependencia.

El Formulario 11 debe tener el detalle de la totalidad de las facturas que componen la rendición agrupadas por comercio y en caso de ser enmendado debe ser salvado por el “Responsable”. El nombre de la Dependencia debe poder leerse en forma clara. Deberá asimismo, conformarse un Formulario 11 por cada partidapresupuestaria en que se haya realizado el gasto, Partida Principal 2 (Bienes de Consumo), Partida Principal 3 (Servicios no personales), cada una totalizada y firmada por el “Responsable”.

Toda la documentación debe ser remitida en original y copia por separado (no intercalado), quedándose la dependencia con un triplicado como respaldo de los asientos del Libro de Cajas Chicas.

B) Dependenciascentralizadas:

En el caso de que la asignación haya sido otorgada en forma centralizada por medio de un organismo superior. Cada una de las dependencias debe rendir en igual forma remplazando el Formulario 11 por un “Formulario 27” de acuerdo a cada una de las partidas presupuestarias en las que se haya realizado el gasto y remitir toda la documentación a la dependencia que las nuclea.




Cadadependencia centralizadora:

1) Debe realizar el control pertinente de los gastos efectuados por cada repartición subordinada.
2) En caso de existir algún error la documentación debe ser devuelta a la dependencia correspondiente para que se realice la debida corrección.
3) Cuando la dependencia centralizadora haya recepcionado un total de tres (3) reintegros como mínimo, se deben volcar los totales delos Formularios 27, discriminado por partidas, a los Formularios 11, todo totalizado y firmado por el “Responsable” la Dependencia Centralizadora.
4) Luego debe remitirse toda la documentación en original y copia al Departamento de Cajas Chicas.
5) Toda esta documentación debe ser tratada como un expediente, vale decir que debe contener sello juntura y folio previo.


RENDICION FINAL (por cierre...