administacion de empresas

Stephen Covey, es el autor del best seller “Los 7 Hábitos de la Gente altamente Efectiva” en el que describe un modelo de 4 Cuadrantes para administrar el tiempo.

El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el que nos movemos cada día, donde producimos, aplicamos nuestra experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas actividades son importantes, pero lashemos ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que se han convertido ya en urgentes, surgiendo así una crisis. Se trata de problemas acuciantes, proyectos con fecha límite, reuniones,…Cuanto más nos centramos en éste cuadrante, más nos domina y nos deja menos margen de maniobra. Es el cuadrante del estrés y del agotamiento.
El cuadrante II es el IMPORTANTE y NO URGENTE, elcuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos incrementar nuestras capacidades de ejecución. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y preparación: nosotros actuamossobre él. Nos da el poder de generar capacidad.
El cuadrante III es el URGENTE y NO IMPORTANTE, el cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo ( a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I), Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos,informes,
El cuadrante IV es el NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el cuadrante de la perdida de tiempo, a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como le correo spam, publicidad, café, pausas, conversaciones intrascendentes,..
Tras reflexionar sobre ésta matriz, es hora deplantearse algunas preguntas:
¿Dónde pasaste la semana pasada la mayor parte de tu tiempo? ¿En qué cuadrante?
¿Qué cosas importantes no recibieron su tiempo y atención?
¿Cuál es la actividad que sabes que si la desempeñaras con excelencia y sin descanso habría redundado en importantes resultados positivos en su vida personal/profesional?
Y si sabes todo esto ¿Por qué no lo haces?
Por que no sonurgentes ni acuciantes. No actúan sobre ti, eres tú el que tiene que actuar sobre ellas.
La diferencia entre lo urgente y lo importante
En productividad, se ha escrito mucho ya sobre como tratar cada tipo. No obstante, resulta bastante inútil explicar cómo se debería actuar con las tareas de estas dos clases si no sabemos clasificarlas para empezar. Mea culpa y mil gracias por el aviso.
Enrealidad, no es una cosa tan complicada, pero si queremos hacerla de manera casi instantánea para no inundar nuestras listas de tareas de cosas completamente inútiles empecemos por el principio.
Las definiciones
Que no te cuenten batallas, la diferencia es fácil y si dudas en algunos casos, por raros que sean, es que no tienes el concepto completamente claro. Por eso vamos con las definiciones queson el pilar básico de todo razonamiento.
Tarea urgente
Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea.
Si dos tareas lleva el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
Si seaplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.
Como ves el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es...