Administación Documental

ACTIVIDADES SEMANA 1 |
           | En la Semana 1, Usted deberá desarrollar las siguientes actividades: Diagnóstico: Conocimientos Previos Taller 1. Generalidades de la Administración Documental - Puntos: 7 Foro     1.   ¿Qué estrategia implementaría en su área para que la información cumpla su objetivo? - Puntos: 5 |

DESARROLLO DE ACTIVIDADES
NOMBRE: Asdrúbal Hernández LassoRubén Darío Barrera Díaz
FECHA: Septiembre 13 de 2012
ACTIVIDAD: Administración Documental - 333493
TEMA: Actividades Semana 1

Taller 1 - Generalidades de la Administración Documental

Conceptualización.

La Administración Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones quefacilitan la gestión de las organizaciones.

Administrar los documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones e una organización, se registren adecuadamente.

Fin último de la Administración Documental.

La Administración de documentos tiene como fin último, servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos quelo requieran.

Se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con tal objetivo.

Funciones de la Administración Documental

* Recibo de Documentos
* Despacho de Documentos
* Elaboración (Normatización y Normalización)
* Trámite
* Préstamo
* Equipo – Uso eficiente

* Recibo deDocumentos
* Despacho de Documentos
* Elaboración (Normatización y Normalización)
* Trámite
* Préstamo
* Equipo – Uso eficiente

Control

Control

Mantenimiento

Mantenimiento
* Información
* Físico: Documentos y Equipos
* Acervo General
* Información
* Físico: Documentos y Equipos
* Acervo General

Almacenamiento de
DocumentosAlmacenamiento de
Documentos
* Depósitos de archivo
* Unidades de conservación e instalación
* Organización Documental
* Transferencias

* Depósitos de archivo
* Unidades de conservación e instalación
* Organización Documental
* Transferencias

Tiempo de Conservación Destino Final




Tiempo de Conservación Destino Final





SelecciónSelección

T.R.D

T.R.D

Descarte de Documentos

Descarte de Documentos

Comité
Comité

Actas

Actas

Expurgo

Expurgo

Recuperación de Información

Recuperación de Información
Registros
Guías
Inventarios
Catálogos
Índices

Registros
Guías
Inventarios
Catálogos
Índices

Agrupaciones Documentales

Agrupaciones Documentales

Síntesis
Síntesis
AnálisisAnálisis

* Concepto De La Administración Documental:
* Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitar su utilización y conservación.
*Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.
* En mi caso particular por tratarse de laborar en una entidad de Control de la Administración Pública Municipal, es el conjunto de documentos generados y recibidos por las diversas dependencias en elejercicio diario de sus funciones, que se concentran, conservan y custodian por constituir información de tipo oficial. Por lo tanto, el archivo representa la concentración de los testimonios de la acción cotidiana política y administrativa del gobierno municipal.

* Foro     1.   ¿Qué estrategia implementaría en su área para que la información cumpla su objetivo?

* De acuerdo al objeto...