Administarcion de documentos

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Capítulo I. Generalidades de la Administración Documental
Presentación
Vale la pena resaltar la importancia de la Administración Documental como el eje de la gestión y trámite que se realiza con los documentos. Por esta razón, se debe catalogar como un proceso que encadena a la comunicación empresarial, tanto interna como externa, la cualse apoya en soportes físicos que van dirigidos a una entidad o funcionario determinado.
Por lo tanto, en esta semana comprenderemos qué es la Administración Documental y su aporte a la historia, la cultura, los hechos políticos y demás sucesos que se derivan
día a día de la gestión documental, con el fin de garantizar las condiciones de vida de todas las naciones, a nivel laboral, educativo,eclesiástico, económico e ideológico para que se conserven y afiancen las evidencias de las acciones realizadas en pro del desarrollo humano
1. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Empecemos por conocer las raíces de la misma palabra Administración.
Etimológicamente hablando esta palabra se compone de dos vocablos, por un lado “ad manus traher” y por otro “ministrare”. El primero traduce gestión y elsegundo servicio; al unirse dan como resultado: “Gestión del servicio”, que significa la diligencia para actuar a favor de otros, a través de actividades conjuntas y cooperativas, a partir de una secuencia lógica que conduzca a la obtención de buenos resultados y el logro de unos objetivos.
Según la historia de la evolución del hombre gracias a la conceptualización y
lineamientos de laadministración se lograron formas de organización y asociación, asignación de responsabilidades, jerarquías y direccionamientos, que al interactuar entre sí exigían claridad en un proceso conducente a la obtención productiva de unos resultados esperados.
2. PROCESO ADMINISTRATIVO
Se entiende por proceso administrativo la secuencia de acciones y operaciones lógicas, que apoyado en cuatro elementosbásicos, generan resultados óptimos en el desarrollo de una función. Dentro de la gestión de archivos y documentos, es necesario tener en cuenta, que el cumplimiento de los lineamientos establecidos permitirá el logro de los objetivos de la administración. Veamos a continuación estos elementos:
2.1. Planeación Es el primero y más importante de los elementos o etapas del proceso, ya que en laplaneación se relacionan todas las actividades que se pretenden realizar para la obtención de los resultados propuestos. Además se supone una proyección de lo que puede llegar a ser la propuesta inicial.
2.2. Organización
Es el elemento que establece un orden y una secuencia en la ejecución de actividades conducentes al logro de la planeación. Así como también, vincula acciones, recursos ypersonas, determinando la asignación de tareas y el camino correcto.
2.3. Ejecución
Aquí se observa el ejercicio de las actividades propuestas y organizadas. Es decir, es el hacer del proyecto inicial, y es aquí, en donde se genera no sólo el desarrollo de un primer planteamiento sino que además nos señala en la práctica los aciertos que tenemos, o por el contrario la necesidad de acudir a un plande contingencia que se haya realizado desde el principio, para cubrir los imprevistos.
2.4. Control
Este elemento encierra las acciones encaminadas a verificar el cumplimiento de las actividades trazadas en la planeación. Se apoya en instrumentos y herramientas que permiten soportar los hallazgos y novedades, producto de la ejecución, y busca que se puedan establecer posibles correctivos encaso de identificarse fallas en el proceso administrativo.
3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Teniendo en cuenta lo anterior, se entiende entonces por Administración Documental el proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad determinada, como respuesta a una solicitud o trámite de las comunicaciones internas y externas de una empresa, las...