Administración de compras

1.-Conceptos de Compra

Es indiscutible que toda empresa dedicada a la producción de satisfactores, tiene para su correcto funcionamieto necesariamente que proveerse en forma continua de materias primas, así como de otros materiales, para enfrentarse a las necesidades y cumplir con los objetivos de la misma.

Para tal fin, dichas materias primas y demás materiales deben cumplir con losrequisitos más elementales de una buena compra:

a) Precio
b) Calidad
c) Cantidad
d) Condiciones de entrega
e) Condiciones de pago

ya que de no cumplirse con ellos, tal deficiencia repercutirá invariablemente en la producción de sus bienes, y con ello se proyectará una mala imagen, ocurrirá pérdida de mercado y se correrá el riesgo de salir definitivamente del mismo.

La Real AcademiaEspañola define Comprar como: “Obtener algo con dinero” y que un sinónimo de comprar es adquirir.

Tradicionalmente se dice que comprar es la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno, y que las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad.

Michele Calimeri define a las compras como: “la operaciónque se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”.

Leonel Cruz Mencinas considera que comprar, es adquirir materias primas ocualquier otro artículo, con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago.

Es muy importante que al adquirir bienes y/o servicios, se tengan en consideración los siguientes puntos:

- Justificación de la necesidad y cantidad de la compra.
- Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega, ytipos de financiamiento.

2.-La importancia del área de compras en la estructura de una empresa.

Se dice que las compras, en la actualidad, deben considerarse como una función vital, para el éxito de cualquier empresa. Para tal fin, toda empresa que se precie de ser moderna, tiene un departamento de compras sobre el que recaen precisamente estas funciones y cuyo objetivo es el deadquirir las materias primas y artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. Cabe mencionar, que estos materiales son guardados en el almacén y posteriormente se surten al departamento de producción en las cantidades que éste requiera, previa comprobación con los órdenes respectivas que correspondan a lasnecesidades de trabajo.

Por otra parte, el departamento de compras puede hacer una aportación muy señalada a la productividad, por medio de las prácticas que observe y cualquier ahorro en el costo de los servicios y mercancías adquiridas, mejorará la posición competitiva de la empresa, como por ejemplo, adquisiciones a bajos precios y buena calidad, redundarán indudablemente en costos másbajos, consecuentemente se obtendran mayores ganancias para la empresa.

El departamento de compras, al ser organizado de la manera correcta, puede significar una importante fuente de información para diversas funciones dentro de la organización. Los ejemplos principales incluyen información sobre precios, disponibilidad de artículos, uevas fuentes de suministro, nuevos productos y nueva tecnología,todo ello de interés para otros sectores de la organización. Las nuevas técnicas de comercialización y los nuevos sistemas de distribución que utilizan los proveedores pueden ser interesantes para el grupo de comercialización.

Sumado a todo esto, el bajo desempeño del departamento de compras dentro de una empresa puede traer efectos negativos sobre la eficiencia y por consecuencia...