Administración De Contratos

Guía para la Administración de Contratos
División Clientes Dirección de Compras y Contratación Pública

Un cambio de paradigma
La administración de contratos se inicia con la firma del contrato La planificación y licitación del son aspectos esenciales de la administración de contratos

Se basa en actividades a ser realizadas

Se basa en el desempeño y los resultados

Se paga por avanceen la ejecución de actividades

Se paga por resultados y agregación de valor

Mecanismos para monitorear el contrato poco claros

Se desarrollan un plan de performance y un plan de desempeño formales

No hay incentivos a mejorar la calidad

Incentivos son una parte central del contrato

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Ciclo devida del contrato
1. Consideraciones Iniciales
– – – Identificación de Necesidad Definición del equipo Estudio de mercado 2. Proceso previo a la Licitación – Estrategia de licitación – Análisis de riesgos – Aseguramiento de Calidad – Preparación de Bases de licitación

4.

Monitoreo del Contrato – Actividades de evaluación – Requisitos de información – Estudio de mercado – Renovación decontratos – Aseguramiento de calidad

3.

Licitación y firma del Contrato – Licitación – Negociación y firma del Contrato – Planificación del contrato – Aseguramiento de calidad

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Equipo de proyecto

Constitución equipo de proyecto Criterios generales
• La administración de un contrato requiere deespecialidades diversas
• Formar equipos multidisciplinarios • Involucrar a todas las áreas de la organización que tengan alguna relevancia para el proceso

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Constitución equipo de proyecto Criterios generales
• Evaluar cuáles de los conocimientos requeridos no están disponibles y buscarlos externamente:
–Benchmark – Contratación de asesores especialistas

• La composición del equipo debe definirse en función del monto involucrado, de la complejidad del proceso y de la disponibilidad de competencias al interior de la organización

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Constitución equipo de proyecto Posibles miembros
• • • • • • • • • Comprador acargo del proceso Usuarios relevantes Asesor presupuestario Asesor jurídico Especialista técnico Especialista en economía industrial y competencia Especialista en gestión de operaciones Asesor de calidad Asesor en gestión de riesgos

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Consideraciones Iniciales: Estudios de mercado

El contacto con losproveedores
• Una herramienta esencial para diseñar licitaciones efectivas y eficientes • Tipos de contactos
– Permanente
• Conocer innovaciones y tendencias del mercado

– Estudios pre-licitatorios
• Analizar estrategias de licitación

– Durante proceso de licitación
• Contactos formales y públicos (según bases)

– Durante la ejecución de un contrato
• Mejoramiento continuo

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Estudio de mercado: Fundamentos
• Objetivo
– Convertirse en compradores informados – Ayudar a definir la estrategia de licitación y los temas que deberán ser abordados

• Beneficios
– – – – – Ayuda a determinar la disponibilidad del bien o servicio Ayuda a reconocer las alternativas que ofrece el mercado Entregaantecedentes para evaluar el monto del contrato. Ayuda a especificar mejor las necesidades Sirve para mantenerse al tanto de innovaciones y de las tendencias del mercado – Ayuda a determinar la estrategia de licitación – Genera interés en los proveedores por participar de la licitación
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Estudio de mercado:...