Administración de procesos

ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS
Asegurarse de que todos los procesos claves trabajen en armonía para maximizar la efectividad organizacional. La meta es alcanzar una ventaja competitiva a través de una mayor satisfacción del cliente. Las herramientas y técnicas principales usadas en estos procesos son: diagrama de flujo, tormenta de ideas, votación, diagrama de Pareto, y gráficas. Si estas sonimplementadas eficazmente, se obtienen tres resultados principales:
1. Un lenguaje común para documentar y comunicar actividades y decisiones para procesos clave en el mejoramiento de procesos de calidad total
2. Un sistema de indicadores de calidad total encadenados a través de toda la institución educativa
Ganancias inmediatas y a largo plazo, a través de la eliminación de desperdicio, cuellos debotella y trabajo doble.
Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se desarrolla. Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeño o grande, complicado o sencillo, involucra tres componentes principales:
• Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros subsistemas.
• Procesos detransformación: Las actividades de trabajo que transforman las entradas, agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del subsistema.
• Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro sistema en el ambiente externo.
El uso de este modelo, ayuda a identificar tres fases principales del mejoramiento de procesos y sus objetivos:
• Fase de Diseño:Mejorar el esfuerzo que se enfoca en
1. información acerca de las necesidades del cliente
2. pasos de diseño en la transformación de procesos
3. especificación de requerimientos de las entradas
4. planeación de desarrollo.
5. información de la capacidad de los proveedores.
• Fase de Producción: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en las entradas para producir los productos y/o serviciosdeseados. Esto incluye temas relacionados con
1. conformidad para diseñar especificaciones
2. efectividad y eficiencia por ejemplo errores, fracasos y trabajos dobles
3. producir en un tiempo oportuno
4. costos
5. conocer las necesidades de recursos de los empleados.
6. cumpliendo con requerimientos regulares.
• Sistema de Retroalimentación: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en expandirla información recibida desde dos sistemas de retroalimentación:
1. información del ambiente interno en la efectividad y eficiencia de la fase de diseño.
2. información desde el ambiente externo, o los clientes, basándose en si el producto cumple con sus especificaciones de calidad.


1. Implantando Administración de Procesos

Las entradas apropiadas no son suficientes mas si necesariaspara producir salidas apropiadas. El diseño, proceso y salida basadas en las necesidades de los beneficiarios, definen entradas apropiadas. Las entradas apropiadas maximizan el sistema, mientras las entradas inapropiadas, crean limitaciones en el sistema. Por consiguiente, es más fácil pensar en entradas apropiadas o inapropiadas, que en términos de calidad.
Desgraciadamente, el conocimiento delas salidas no nos provee la base para identificar problemas que incurren durante el proceso de desarrollo del producto. Por ejemplo, si el proceso de enseñar - aprender, es el que forma las salidas, la verificación de las salidas no corregiría nada, y solo confirmaría que existe un problema. Los pasos para llevar a cabo la administración de procesos son:
a. Identificar los procesos principalesEste paso parece fácil para las instituciones educativas, porque la mayoría tienen su misión basada en educación, investigación, y servicio a la comunidad, como sus propósitos principales.
b. Análisis de Procesos
Se inicia con un esfuerzo en especificar el propósito de los procesos principales en estudio. La identificación de las necesidades y expectativas del cliente deben involucrar a los...