Administración del Tiempo




























PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO

Caso
El servicio administrativo del área de servicio a clientes tiene problemas de eficiencia, por lo que el departamento de calidad ordenó la elaboración de un plan estratégico de trabajo el cual permitiera incrementar la productividad de este departamento específicamente en el área de administración, quesea efectivo y los resultados sean cuantificables de acuerdo al incremento de la calidad.
Objetivo
Promover el modelado de operaciones de trabajo y propiciar la alta efectividad dentro del área.

Metas

Modelar los sistemas de trabajo bajo los más rigurosos estándares de operaciones en el menor tiempo posible.
Cumplir con las políticas de la empresa en todos los rangos de operaciones.Establecer normas de ejecución de procedimientos internos.
Mantener un sistema de alta eficiencia en el área de servicio a clientes

Lista de actividades
El proyecto de mejora en el área de servicio administrativo cuenta con actividades prioritarias, la capacidad de lograr los objetivos tiene su base en el seguimiento estricto de estas, ya que no solo representan las áreas de oportunidaddel proyecto sino que permiten visualizar los tiempos de inicio y finalización de ellas en tiempo y forma para lograr las metas establecidas.

CODIGO
Actividad
Descripción
CHLP
Check List de procesos
Se realizará para verificar el estatus de los procedimientos elaborados
VBD
Verificar bases de datos
Verificar las bases de datos y confirmar si existen procedimientos pendientes
VECVerificación de equipo de computo
Verificar el estado en el que se encuentra el equipo de trabajo
VSE
Verificar software de la empresa
Verificar el estado en el que se encuentran los programas básico de uso diario así como las conexiones a la red
CSM
Contactar con clientes molestos

OP
Realizar las ordenes de procedimientos
Percibir las ordenes de los asesores telefónicos y añadirlas aprocesos correctamente
HHT
Establecer horarios de trabajo
Establecer horarios de finalización de etapas de trabajo
PBS
Determinar problemas y elaborar bitácora de soluciones
Bitácora con problemas que se suscitaron en el turno en turno y reportarlas a los supervisores
LCC
Establecer líneas de comunicación con los clientes
Establecer líneas de comunicación para monitorear los procedimientosCPA
Capacitación de personal
Curso mensual de capacitación y actualización
TA
Trámites administrativos




Holgura y actividades priorizadas

En el siguiente diagrama de redes se encuentran enlazadas todas las actividades de prioridad para el desarrollo del proyecto. La ruta crítica se trazó conforme los tiempos establecidos para cada actividad, en el diagrama de redes se encuentradenotada en color rojo la ruta crítica, lo que nos permite conocer las actividades que no pueden ser retrasadas durante el desarrollo de proyecto y por tal motivo permanecer alerta en su desarrollo, así mismo se puede observar que las redes que no se encuentran resaltadas tienen holgura, lo que permite tener un cambio en el tiempo mínimo o máximo de inicio de la actividad así como en el tiempomínimo y máximo de conclusión de la actividad.















Definición de horarios
Para complementar las acciones anteriores es necesario definir lo horarios y las actividades que el personal administrativo del área de servicio a clientes tienen que cumplir para lograr los objetivos y metas planteados, tomando en cuenta que es necesario el cumplimiento de esto para que losestándares de calidad sean cumplidos y la efectividad laboral se acrecenté en el porcentaje que sea posible en el menor tiempo.

 
LUNES
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
SABADO
Turno 1
08:00 - 9:00
Verificar todos los pendientes
09:00 - 10:00
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Atención personalizada a clientes
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Atención personalizada a clientes
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Atención...