ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO


A.- Matriz de Administración del Trabajo:
En general, una matriz es un conjunto ordenado en una estructura de filas y columnas. Los elementos de este conjunto pueden ser objetos matemáticos de muy variados tipos, aunque de forma particular, la matriz que se presentará a continuación es cualitativa ya que representa la administración del trabajo de la manera siguiente:

Para saber que estamosutilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:

EJEMPLO DE MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Urgente
No Urgente
Importante
I
Actividades:
Crisis,
Problemas Apremiantes
Actividades en Retraso
IIActividades:
Prevención
Construir Relaciones
Reconocer Oportunidades
Planificación, Recreación
No Importante
III
Actividades:
Interrupciones, Llamadas,
Reunionitis aguda, Ciertos
Informes, Asuntos
Inmediatos, Populismo.
IV
Actividades:
Trivialidades, Cierto Correo,
Algunas Llamadas, Perdida de Tiempo, Actividades Agradables (Crucigramas, Juegos de Computador), Chatear, Enviar Cadenas.

Como se puedeobservar en la matriz anterior, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.
En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I), están las personas que planifican, pero no cumplen con suplan, porque en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.
En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos porque su vida está en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacercosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir.
Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.
Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo está en planificar y cumplir con el plan quese tiene. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia dónde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.
Administración de Tiempo en una Organización
En el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cualtrabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente. El problema en unaorganización son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daremos los siguientes consejos:
1. Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
2. Aprender a decir no. Muchas personas nosaben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.
3. Evitar distracciones. Muchas personas no...