Administración documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Ley 594
julio 14 de 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS

ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E información a la persona o institución que los produce ya Los ciudadanos, o como fuentes de la historia

DOCUMENTO
Registro de información recibida o producida por una Entidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Científico Económico Histórico Cultural Técnico

ARCHIVO PUBLICO: Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de la Prestación de un servicio público porentidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO
Por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

1. Fines de los archivos 2. Importancia de los archivos 3. Institucionalidad e instrumentalidad 4. Responsabilidad 5. Dirección y coordinación 6.Administración y acceso 7. Racionalidad 8. Modernización 9. Función de los archivos 10. Manejo y aprovechamiento de los archivos. 11. Interpretación

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Conjunto de instituciones articuladas entre sí, que posibilitan La homogenización y normalización de los procesos Archivísticos, promueven el desarrollo de los centros de Información, salvaguarda el patrimonio documental y elAcceso de los ciudadanos a la información y documentación. Archivo General de la Nación. Orientador y coordinador Archivos de entidades del estado, diferentes niveles Archivos privados De acuerdo a planes y políticas de Mincultura

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

Archivo General de la Nación Archivo General del Departamento Archivo General del MunicipioArchivo General del Distrito

ARCHIVOS
TERRITORIALES

Archivos de: Entidades de orden nacional Entidades de orden departamental Entidades de orden distrital Entidades de orden metropolitano Entidades de orden municipal Entidades de orden local Nuevas entidades territoriales que se Creen por ley. Territorios indígenas, que se crearán Cuando la ley los desarrolle.

ORGANIZACIÓN DEL ESTADOArchivos de: La Rama Ejecutiva La Rama Legislativa La Rama Judicial Los Organismos de Control Los Organismos Autónomos

OBLIGATORIEDAD
•CREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10. *El estado está obligado a: la creación organización, preservación control

Procedencia

orden original

SERVIDORES PUBLICOS Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados.

Velar porla integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la información, Responsables de la organización y Conservación y de la prestación de los Servicios archivísticos.
Rigurosa ética profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confía Esta misión.

Producción O recepción Disposición final

Distribución

PROCESOS ARCHIVISTICOS
Consulta
Organización

Recuperación

SALIDA DEDOCUMENTOS
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Motivos legales, Salida temporal, Entidades del Estado.

DOCUMENTOS HISTORICOS

Medidas: integridad, Seguridad, reintegro, Conservación. •Motivos legales •Procesos técnicos •Exposiciones

LEY 527
Agosto 18 de 1999 Se reglamenta el acceso y uso de los Mensajes de datos

APLICACION
A todo tipo de información en forma de Mensaje de datos, salvo:Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionales

Advertencias escritas que por disposición Legal deban ir impresas, por el riesgo que Implica su comercialización o uso.

MENSAJE DE DATOS

La información generada, enviada, recibida, Almacenada, comunicada por medios electrónicos Ópticos o similares, como pudieran ser, el Intercambio electrónico de datos, (EDI), internet,...