Administración y Control De Documentos Contables

Administración y Control de Documentos Contables

CONCEPTO
El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son colocados, en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentosrelacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

IMPORTANCIA
Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Un archivo no tiene mayor valor cuando losdocumentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, sólo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.

CONSERVACIÓN
* Archivo Inactivo.- Guardadopor varios años
* Archivo Central.- Sótano, guardado de documentos de años atrás
* Archivo Activo.- Documentos actuales.

MUEBLES DE ARCHIVO MÁS CONOCIDOS
* El archivador horizontal.- Es el uso de gaveta para fines de archivo. Consiste en colocar los papeles en posición horizontal, uno encima de otros sin doblarlos.
* El archivar lateral.- En este método los documentos seapoyan sobre uno de los lados del archivador (estante), en este se va colocando uno junto al otro como los libros de una biblioteca y el título del documento debe de anotarse en el lomo. Este método es adecuado para archivar libros, archivadores de palanca, discos, etc.
* El archivador vertical.- En este método los documentos se apoyan en forma vertical en bolsas colgantes uno detrás de otroy por lo general se archivan en carpetas (file). Consiste en juntar todo la información referente a un individuo, empresa, lugar o asunto. Este método prevé mayor apariencia, mayor visibilidad, mayor exactitud y facilidad para archivar o encontrar documentos así mismo ocupa menos espacio. Sub Proyecto: Asistencia Técnica y Capacitación para el Desarrollo Empresarial y Técnico de AMALAR.TIPOS DE ARCHIVO
* Archivo activo: Este tipo de archivo está formado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que mantengan su vigencia y será de consulta frecuente.
* Archivo semi-activo: Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque nofrecuente.
* Archivo pasivo: Está formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo.

SISTEMA DE ARCHIVOS
1. Sistema alfabético.- Viene a hacer la asociación de letras desde la “A” hasta la “Z”.Ejemplo: EXSA, FAMESA
2. Sistema numérico.- Viene a hacer la asociación de números, se ubica por los primeros ejemplo:
a. Factura Nº 159
b. Factura Nº 160
3. Sistema Geográfico.- Se halla mediante el país, provincia, ciudad, etc. Arequipa / Cesar Tarazona. Lima / Juan Palomino
1. 4. Sistema por asunto.- Se lleva el control de los materiales para poder trabajar,ejemplo: Pólizas, Adelantos, Letras.

TRANSFERENCIA Y ELEMINACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la transferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento.
La transferencia regular de documentos inactivos da como...