Administración y protocolo

LA NECESIDAD DEL PROTOCOLO EN LA EMPRESA

Una de las cosas que más nos ayudan en el día a día en nuestra empresa es el uso de protocolos. Los protocolos no dejan de ser una lista de situaciones que pueden pasarnos en nuestro negocio, y los pasos o acciones que tenemos que seguir cuando suceden. Es decir, nos sirven para no tener que pensar qué hacer cuando sucede tareas cotidianas (y no tancotidianas).
De esta forma, el disponer de un protocolo hace, a su vez, que todos hagamos las mismas cosas de la misma forma. Hay que decir que en según qué tareas no es posible diseñar un protocolo, ya que mataría la innovación (por ejemplo, en el diseño gráfico corporativo, en determinados proyectos, etcétera), pero sí que es muy recomendable que haya recomendaciones para hacer las tareas másrutinarias. Por ejemplo, en la empresa todos contestamos al teléfono presentándonos de la misma forma, lo cual hace que, aunque no esté en la oficina la persona encargada de coger las llamadas, cualquiera puede hacerlo con la misma calidad de servicio.

Los protocolos nos sirven, por tanto, para que ante una situación dada, todos seamos capaces de realizar las acciones necesarias para solucionar lasituación con un grado de calidad alto. Al ser normas escritas (ya que las tenemos en nuestra wiki para que cualquier trabajador pueda leerlas...), es fácil saber qué hacer ante diferentes situaciones que no se nos hayan dado a nosotros previamente, pero que sí que hayan sido solucionadas por las personas responsables. Además, al estar escritas en una wiki, son protocolos y normas dinámicas quese van modificando y mejorando con el tiempo, y en el caso de que no haya un protocolo de actuación para una nueva situación se puede añadir las acciones a realizar para utilizarlas en el futuro.



LA UBICACION DEL PROTOCOLO EN LA EMPRESA


En primer lugar, hay que pensar que la empresa es un ente complejo y dinámico en el que hay una necesidad de coordinación de su gran cantidad derelaciones, internas y externas. Como consecuencia de ello, precisa de la existencia de un departamento o responsable que se ocupe del buen desarrollo de estas actividades, desde la decoración y utilización cultural de la sede social hasta la posición de sus representantes cuando participan en actos sociales.
    En esa área de relaciones externas y con vinculación con la máxima jerarquía de laempresa, es dónde se ha de situar el Protocolo, junto con las relaciones con los medios de comunicación social, la publicidad y la propia comunicación interna de la entidad.

LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EN LA EMPRESA

"El ceremonial es una ciencia, un arte cuyo último fin es la comunicación entre las personas. Por lo tanto, tienes que considerar la importancia de este en el mundo empresarioactual."
El protocolo es la conducta individual o grupal pautada por normas, siguiendo esta definición, implica normativa, legislación y reglas, pero estas solo existen en el ámbito oficial. El ceremonial empresario no dispone de un conjunto de normas o decretos como el ceremonial oficial, es por esto que en tu empresa tienes que preparar tu propio código empresario de acuerdo a las costumbres aceptadaspor todos y recurrir a los criterios del sentido común aplicados en el ceremonial social.


LA NECESIDAD DEL PROTOCOLO EN LA EMPRESA

Una de las cosas que más nos ayudan en el día a día en nuestra empresa es el uso de protocolos. Los protocolos no dejan de ser una lista de situaciones que pueden pasarnos en nuestro negocio, y los pasos o acciones que tenemos que seguir cuando suceden. Esdecir, nos sirven para no tener que pensar qué hacer cuando sucede tareas cotidianas (y no tan cotidianas).
De esta forma, el disponer de un protocolo hace, a su vez, que todos hagamos las mismas cosas de la misma forma. Hay que decir que en según qué tareas no es posible diseñar un protocolo, ya que mataría la innovación (por ejemplo, en el diseño gráfico corporativo, en determinados proyectos,...