Administración

PRESUPUESTO
Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cual es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con éxito) un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial se encuentra íntimamente relacionado con laplaneación financiera.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:
* Formulación y puesta en práctica de estrategias.
* Sistemas de Planeación.
* Sistemas Presupuestales.
* Organización.
* Sistemas de Producción yMercadotecnia.
* Sistemas de Información y control.
Con base en lo anterior y de manera muy amplia un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia elfuturo y no hacia el pasado, aun cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales.

En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. P ocasveces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor crítico.
FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades yexpectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. Este tema se tratará en la siguiente sección, una vez que hayamos considerado lo que la dirección espera de la actividad presupuestal.
De manera ideal la dirección espera que la funciónpresupuestal proporcione:
1. Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
2. La capacidad para pretender el desempeño.
3. El soporte para la asignación de recursos.
4. La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
LIMITACIONES DE LOS PRESPUESTOS
En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza elideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo apangando fuegos, en vez de conducir a la empresa como es debido.
Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxitoson, entre otras:
1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.
2. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal.
3. La incapacidad para entender la importancia critica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo.
4. El compromisoexcesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos.
5. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el...