ADMINISTRACION DE CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL
Páginas: 6 (1374 palabras)
Publicado: 22 de octubre de 2015
SISTEMATIZACION DE
CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL
UTCh
La heterogeneidad en la presentación y estructura de la correspondencia interna, así como la falta de mecanismos coherentes de seguimiento, supervisión y archivo, son los principales obstáculos para una gestión documental exitosa; La comunicación que pervive en esta Institución no tiene un proceso archivístico homogéneo, altiempo que no existen mecanismos de seguimiento que permitan al destinatario conocer posibles rutas en la ejecución del acuerdo asignado, componente indispensable para hacer una evaluación objetiva y periódica de solicitudes, proyectos, reuniones, tramites, procedimientos propios de la actividad escolar, académica y directiva.
La presente propuesta pretende dar organicidad documental integral anuestra Universidad, como un elemento más para la evaluación administrativa y con ello se instituirán parámetros estandarizados para el seguimiento de tiempos de respuesta y ejecución de acciones asignadas.
Propuesta Metodológica
I. Homogenización de criterios para estructurar y redactar documentos.
A. Elementos comunes para toda la comunicación epistolar interna y externa.
a. Papel membretadoÚNICO (anexo 1) para la impresión de documentos de circulación interna (utilizar tinta negra) y externa (imprimir a color), sin alterar o incluir otros logotipos, escudos, o formatos.
b. Letra Arial Narrow 12, espacio regular o 1.5, márgenes “normal”, sangría de un tab, hojas numeradas, si fuese necesario y pertinente, se utilizarán mayúsculas, negritas y subrayado.
c. La recepción de documentospor parte en esta área para firma del rector será registrada al igual que la entrega de estos (acuse), asentando de antemano que serán informados al momento de dicha acción para que pasen INMEDIATAMENTE a recogerlos.
d. Se recibirán documentos antes mencionados sin rayones ni tachaduras.
e. Los documentos que citen algún antecedente, invariablemente deberán anexar una copia del mismo.
f. Lascirculares y memorándums serán sustituidas por tarjetas informativas, convirtiéndose este ultimo en el documento universal para informar y/o solicitar internamente. Mientras que el oficio seguirá siendo el documento que se utilice para efectos más formales externa e internamente.
g. Nombre de la Dirección de área remitente con letras mayúsculas.
h. Fecha de emisión del documento.
1. Número dedía, espacio, mes con letras, año con número.
i. Despedida.
1. Si el oficio o tarjeta va dirigida a un superior jerárquico se antepone a la firma del remitente, la palabra “Respetuosamente”, si en su defecto va dirigida a un compañero del mismo nivel, la palabra correcta será “Atentamente”.
j. Listado de Nombre y cargo de otros sujetos a quienes el texto cite efectos o copie para suconocimiento, utilizando la siguiente terminología:
1. “Para su conocimiento”
2. “Para su conocimiento, mismo texto y efectos inmediatos”
k. Referencias finales.
1. En el extremo posterior derecho de la última hoja del oficio, se escriben dos asteriscos antepuestos a las iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea el oficio.
2. Términos para acordaroficios o tarjetas informativas
1. En los márgenes superior derecho o superior izquierdo, el destinatario con facultades directivas, escribirá:
i. El nombre de quien habrá de cumplir la acción que se requiera.
ii. La acción que se deberá cumplir.
iii. El tiempo límite para completarla.
Una copia del documento acordado se quedará en el despacho del Rector, para el seguimiento correspondiente.
l.Seguimiento de Oficios acordados por la superioridad.
1. Se gira copia de oficio o texto acordado, al sujeto que realizará la acción para que acuse recibo y de cumplimiento a la acción.
2. La Asistente ejecutiva de Rectoría, deberá administrar la correspondencia así como dar seguimiento al cumplimiento de cada acuerdo, hasta su conclusión.
B. Oficios
1. Clave de origen compuesta por:
1. Tres...
SISTEMATIZACION DE
CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL
UTCh
La heterogeneidad en la presentación y estructura de la correspondencia interna, así como la falta de mecanismos coherentes de seguimiento, supervisión y archivo, son los principales obstáculos para una gestión documental exitosa; La comunicación que pervive en esta Institución no tiene un proceso archivístico homogéneo, altiempo que no existen mecanismos de seguimiento que permitan al destinatario conocer posibles rutas en la ejecución del acuerdo asignado, componente indispensable para hacer una evaluación objetiva y periódica de solicitudes, proyectos, reuniones, tramites, procedimientos propios de la actividad escolar, académica y directiva.
La presente propuesta pretende dar organicidad documental integral anuestra Universidad, como un elemento más para la evaluación administrativa y con ello se instituirán parámetros estandarizados para el seguimiento de tiempos de respuesta y ejecución de acciones asignadas.
Propuesta Metodológica
I. Homogenización de criterios para estructurar y redactar documentos.
A. Elementos comunes para toda la comunicación epistolar interna y externa.
a. Papel membretadoÚNICO (anexo 1) para la impresión de documentos de circulación interna (utilizar tinta negra) y externa (imprimir a color), sin alterar o incluir otros logotipos, escudos, o formatos.
b. Letra Arial Narrow 12, espacio regular o 1.5, márgenes “normal”, sangría de un tab, hojas numeradas, si fuese necesario y pertinente, se utilizarán mayúsculas, negritas y subrayado.
c. La recepción de documentospor parte en esta área para firma del rector será registrada al igual que la entrega de estos (acuse), asentando de antemano que serán informados al momento de dicha acción para que pasen INMEDIATAMENTE a recogerlos.
d. Se recibirán documentos antes mencionados sin rayones ni tachaduras.
e. Los documentos que citen algún antecedente, invariablemente deberán anexar una copia del mismo.
f. Lascirculares y memorándums serán sustituidas por tarjetas informativas, convirtiéndose este ultimo en el documento universal para informar y/o solicitar internamente. Mientras que el oficio seguirá siendo el documento que se utilice para efectos más formales externa e internamente.
g. Nombre de la Dirección de área remitente con letras mayúsculas.
h. Fecha de emisión del documento.
1. Número dedía, espacio, mes con letras, año con número.
i. Despedida.
1. Si el oficio o tarjeta va dirigida a un superior jerárquico se antepone a la firma del remitente, la palabra “Respetuosamente”, si en su defecto va dirigida a un compañero del mismo nivel, la palabra correcta será “Atentamente”.
j. Listado de Nombre y cargo de otros sujetos a quienes el texto cite efectos o copie para suconocimiento, utilizando la siguiente terminología:
1. “Para su conocimiento”
2. “Para su conocimiento, mismo texto y efectos inmediatos”
k. Referencias finales.
1. En el extremo posterior derecho de la última hoja del oficio, se escriben dos asteriscos antepuestos a las iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea el oficio.
2. Términos para acordaroficios o tarjetas informativas
1. En los márgenes superior derecho o superior izquierdo, el destinatario con facultades directivas, escribirá:
i. El nombre de quien habrá de cumplir la acción que se requiera.
ii. La acción que se deberá cumplir.
iii. El tiempo límite para completarla.
Una copia del documento acordado se quedará en el despacho del Rector, para el seguimiento correspondiente.
l.Seguimiento de Oficios acordados por la superioridad.
1. Se gira copia de oficio o texto acordado, al sujeto que realizará la acción para que acuse recibo y de cumplimiento a la acción.
2. La Asistente ejecutiva de Rectoría, deberá administrar la correspondencia así como dar seguimiento al cumplimiento de cada acuerdo, hasta su conclusión.
B. Oficios
1. Clave de origen compuesta por:
1. Tres...
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