Administracion de documentos

Seccion 3:SISTEMAS DE IMÁGENES ELECTRONICAS
El sistema de imágenes electrónicas es una opción para reducir la acumulación de documentos en papel y facilitar el manejo, recuperación, archivo y distribución de la información. Consta de diferentes componentes. Los componentes mínimos son el digitalizador de documentos, la estación de disco, los medios electrónicos, el monitor, un impresor lasery diferentes programas de computadoras. En esta sección se estudia el digitalizador de documentos.
Digitalizador o escáner. Se utiliza para convertir la información en papeles a imágenes electrónicas o para convertir las imágenes microfilmadas a formatos electrónicos. El digitalizador de documentos es similar a la cámara rotativa. Los documentos en papel se colocan en una bandeja yautomáticamente van pasando. La información se graba en un disco óptico. Hay escaners que digitalizan más de 120 páginas tamaño carta por minuto. Mientras se digitaliza, el documento se va indexando. El código correspondiente se graba en un índice. Este código o número se utiliza luego para poder traer a pantalla el documento gravado en el disco óptico. Todo es proceso de registrar e indexar lainformación se controla por medio de una computadora.
Muchas veces, luego se requiere imprimir en papel las imágenes de documentos por diferentes razones. Para imprimir la información, simplemente se trae a pantalla la imagen del documento y con un comando hace la impresión.
Cambiador automático de discos ópticos. Son unidades que se utilizan como librerías que pueden contener, intercambiar yutilizar simultáneamente múltiples discos. Algunas de estas unidades tienen capacidad para contener hasta 500 discos compactos. Se le conoce como “Juke box” por su parecido a los tocadiscos o velloneras operadas por monedas. Las grandes instituciones utilizan estas unidades para el almacenamiento masivo de información.
El cambiador automático de discos ópticos se recomienda para institucionesque están conectadas en red. En una red, varios usuarios acceden a la información grabada en muchos discos. El cambiador del que se habla aquí, se recomienda para otros usuarios que no están en una red, pero mantienen la información en discos ópticos. En este sistema, el usuario selecciona el disco óptico con un comando y automáticamente el cambiador lo localiza y coloca en la estación para leero para grabar información. Se pueden leer simultáneamente ambos lados el disco. Sin este componente, el sistema de imágenes electrónicas es más lento, pues requiere que el usuario localice manualmente el disco y lo coloque en la estación. El cambiador automático de discos ópticos hace más eficaz el sistema de imágenes y proporciona mayor protección a los discos del polvo y de otras partículas,pues las estaciones de disco están dentro de la caja del cargador automático.
Transferencia de egresos de computadora a discos ópticos. El proceso de transferir egresos de la computadora a discos ópticos se conoce como COLD, que es la sigla en ingles para Computer-Output-to-Laser-Disk. En este sistema los datos que se generan en la computadora se transfieren a una computadora equipada con unaestación de disco óptico y la información se graba en un disco óptico. De esta forma, la información se puede recuperar en una computadora personal. Este proceso facilita la conservación en discos ópticos de material semiactivo o inactivo, generado en la computadora. Los discos ópticos son mejores para la conservación de documentos inactivos que los medios magnéticos o disquetes. Sinembargo, su tiempo de uso garantizado es menor que el de un documento en papel o microfilmado.

Sistemas de imágenes electrónicas versus los sistemas de microfilmación
Los sistemas de imágenes electrónicas tienen ventajas sobre los sistemas de imágenes microfilmadas, como se lee a continuación.
Las imágenes electrónicas en discos ópticos o en discos compactos se pueden localizar y transmitir más...