Administracion de documentos

FORO 3

Es significativo el vocabulario Archivístico ya que es de vital importancia porque nos da un buen respaldo para que cada especialidad cree y establezca un vocabulario técnico para dar un contexto general y visualización global del área donde se va a trabajar. Quienes desempeñan funciones en la administración documental se deben familiarizar con la terminología técnica delvocabulario, para adquirir una globalización general del área.
Es importante tener buen manejo del léxico técnico, ya que facilita el desenvolvimiento en el medio laboral y en la relación con los demás; a demás de crear un estatus para poder demostrar en nuestro trabajo diario un mejor desempeño y profesionalismo.

Porqué fracasan los proyectos de gestión documental
En los másters, los cursos, ola publicidad de las empresas, lo habitual es encontrar “casos de éxito”, sobre todo cuando se trata de vender. Pero es bien sabido que se aprende más de los fracasos, de los errores cometidos, que de los éxitos, así que me animo a comentar algunas “lecciones aprendidas” en instalaciones, propias o ajenas, que no han llegado a buen término, o, al menos, no lo han conseguido fácilmente.
Si hayalgo que me fastidia de los “comerciales” (no de todos, aunque es una característica bastante generalizada) es su absoluta falta de objetividad al “vender” un proyecto, al hablar de un producto: todo son ventajas, todo va a ir como la seda, solo hay “pros”, no “contras”. Nada más lejos de la realidad, concretamente en la puesta en marcha de proyectos de gestión documental en los que las ventajas sonmuchas, pero también los problemas que aparecen en cualquier instalación (con honrosas excepciones).
Una de las características que hace más difícil conseguir una instalación “exitosa” de gestión documental que la de otros programas informáticos es que no suele ser una necesidad imprescindible para la empresa o despacho, no es un producto “absolutamente necesario”. Todas las empresas necesitanprogramas de contabilidad, de facturación, un sistema de correo electrónico, un programa de diseño, si eres diseñador. Son productos imprescindibles que, sean fáciles o no de instalar, todos los usuarios asumen que tienen que aprender a usar y harán lo que sea necesario (cursos, dedicación, formación…) para aprender a utilizarlos y llegar a dominarlos en el mejor de los casos.

Porque en empresaslos programas de gestión documental son “un lujo”, son una “mejora”, son “una manía del jefe”, que es muy ordenad una gran mentira. Si funcionan, bien, pero si no, seguiremos como estábamos, que no estábamos tan mal. A todos nos gustaría tener el almacén más ordenado, la empresa, la compañía en si nuestra oficina menos papeles en las mesas, y cada papel en su sitio, pero si no es así, seguiremostrabajando como venían anteriormente. Es por esto que donde yo trabajo o a la alcaldía Municipal que pertenezco hay que hacer un esfuerzo “extra” para poner en marcha un sistema de gestión de los documentos que supone un cambio en los hábitos de trabajo de los usuarios y un ejercicio de disciplina que no todos consideran justificado. Y es ésta quizás la principal causa de fracaso de los proyectos:“cambio de hábitos”. Es el mayor obstáculo porque afecta a las costumbres, a la rutina de cada usuario. Y es muy difícil que algunas personas cambien de hábitos.
Quizás el ejemplo más extremo que conozco es la de mi jefe que es abogada, muy buen abogado por cierto. Tiene montañas de papeles por todas partes. No solo en el archivo si no que si tu vas a la casa encontraras grandes montañas depapeles desde la entrada de la casa hasta la cocina ah y una pieza con algunos documentos es solo que te lo imagines. Si claro contamos con un radicador interno, unos estantes para archivas pero de que me sirve de nada. Si tan solo contara con orden seria todo diferente e tratado de dar orden a mi oficina pero es imposible si desde tu jefe se presenta.

(tiene 4 trasteros dispersos por Granada), o...