administracion de documentos
Páginas: 4 (904 palabras)
Publicado: 23 de noviembre de 2014
A. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL? Y ¿CÓMO SE REFLEJA SU FINALIDAD EN LAS EMPRESAS, ACTUALMENTE?
Hoy en día las empresas manejan un gran volumen de información que lasobliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido. Allí es donde entra a participar la administración documental porque esta facilita la búsquedade un documento y ayuda a la conservación del mismo reduciendo costos y espacio. Así mismo es importante aplicar esta administración en las empresas porque conserva la memoria corporativa y así lasempresas pueden seguir un proceso productivo seguro sin dejar de lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
Es de gran ayuda en la toma de decisiones ya que los documentosalmacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras. La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización delproceso de trabajo incrementándose la eficiencia organizacional. Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos ya sea por fecha, nombre, orden alfabético u otros son básicos para eldesarrollo de cualquier investigación sirviendo además de apoyo para cualquier proceso legal.
B. MENCIONE AL MENOS 5 ASPECTOS DE LEY 594 DE 2000
1. ARCHIVO CENTRAL
Se agrupan documentos cuyaconsulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta
2. VALOR ADMINISTRATIVO
Cualidad que para la administración posee un documento con testimonio de susprocedimientos y actividades.
3. GESTION DOCUMENTAL
Actividad administrativa tendiente a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
4. CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Esmediante un sistema de gestión que identifica la utilización de estos.
5. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
Solo por motivos legales las entidades podrán autorizar su salida temporal
C. 5 ASPECTOS...
Hoy en día las empresas manejan un gran volumen de información que lasobliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido. Allí es donde entra a participar la administración documental porque esta facilita la búsquedade un documento y ayuda a la conservación del mismo reduciendo costos y espacio. Así mismo es importante aplicar esta administración en las empresas porque conserva la memoria corporativa y así lasempresas pueden seguir un proceso productivo seguro sin dejar de lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
Es de gran ayuda en la toma de decisiones ya que los documentosalmacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras. La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización delproceso de trabajo incrementándose la eficiencia organizacional. Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos ya sea por fecha, nombre, orden alfabético u otros son básicos para eldesarrollo de cualquier investigación sirviendo además de apoyo para cualquier proceso legal.
B. MENCIONE AL MENOS 5 ASPECTOS DE LEY 594 DE 2000
1. ARCHIVO CENTRAL
Se agrupan documentos cuyaconsulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta
2. VALOR ADMINISTRATIVO
Cualidad que para la administración posee un documento con testimonio de susprocedimientos y actividades.
3. GESTION DOCUMENTAL
Actividad administrativa tendiente a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
4. CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Esmediante un sistema de gestión que identifica la utilización de estos.
5. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
Solo por motivos legales las entidades podrán autorizar su salida temporal
C. 5 ASPECTOS...
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