ADMINISTRACION DE MATERIALES

I. EXPLICAR QUE SE ENTIENDE POR ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES Y QUE ACTIVIDADES FUNDAMENTALES CUBRE.

Como hemos ido aprendiendo a través de los diferentes módulos anteriores, vemos que la actividad administrativa tiene como fin la producción de bienes y/o servicios, lo que requiere el consumo de diversas formas de materia, la provisión de los cuales es responsabilidad directa de los ejecutivos acargo.

Esta adquisición es, casi siempre, la parte más importante de los gastos de una organización que puede ir del 20% hasta el 90% del total del presupuesto general, superando a las demás partes de esta organización. En efecto, la utilización eficiente de materiales constituye un factor muy importante en el éxito de una organización, es por esto que las técnicas, directrices y procedimientosde la administración de materiales deberían de colocarse al nivel ejecutivo en un rango similar al de las funciones clásicas de planificación, organización, presupuesto y personal.
El director, gerente o persona a cargo debe planificar y programar la debida adquisición, conservación, distribución y uso de materiales, a través de una estructura orgánica de acuerdo a las necesidades de la empresa,que garantice el funcionamiento y control efectivo de esta, debe dirigir y establecer directrices, debe ejercer un control efectivo y coordinación apropiada de los materiales con el resto de las operaciones.

Estas actividades deben constituirse en forma continua como un habito del ejecutivo, pues solo con una disposición oportuna y apropiada de los materiales, es posible llevar a cabo lasoperaciones que demandan los objetivos de la empresa, esto no quiere decir que el ejecutivo deberá ser necesariamente un experto en administración de materiales, sino que dentro de sus responsabilidades está la de tomar decisiones generales con respecto a la administración de materiales, pues la importancia económica de estos tiene un efecto decisivo en el desarrollo eficiente de la organización.Lamentablemente podemos apreciar la ausencia de un tratamiento adecuado para esta función, se le da mayor importancia al aspecto humano, haciendo solo referencias generales sobre la Administración de Materiales.

La Administración de Materiales se puede definir básicamente como la provisión de material en términos de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requeridos, al mínimo posible de costo.ACTIVIDADES FUNDAMENTALES:

➢ Planificación de Materiales de acuerdo a las necesidades de la organización y al plan respectivo de operaciones calculadas para cubrir un periodo de tiempo anticipado. Esta planificación nos da el momento en que se le necesitan y la cantidad necesaria.
➢ Aplicación de normas y especificaciones estandarizadas en operaciones de compra, almacenamiento y suministro.
➢ Compra.➢ Inspección de recibo y entrega, incluyendo la verificación del cumplimiento de las especificaciones de adquisición o compra.
➢ Almacenamiento y distribución de materias primas y accesorios.➢ Almacenamiento y distribución de artículos no productivos (que intervienen en las operaciones pero no en la elaboración del producto).
➢ Mantenimiento de registros de almacén.
➢ Recuperación, mantenimiento,conservación, transferencia e intercambio, tanto de materiales como de equipos para asegurar el uso integral y económico de los mismos.
➢ Simplificación, uniformidad y sustitución de materiales (reducción de variedad, tipos, estilos; adopción de normas de calidad y descripción por escrito de las mismas).
➢ Establecimiento de medidas de seguridad en la conservación, manejo, distribución y consumode materiales con el objeto de evitar accidentes, deterioros y pérdidas.
➢ Contabilidad y control, esto evitará gastos excesivos y obtendrá ahorro en las operaciones.

La Administración de Materiales no debe ser expuesta a influencias políticas o de otro género extraños a la organización. En los organismos gubernamentales podemos observar el favoritismo en las operaciones de compra y suministro...