Administracion de proyectos

Actividades Formativas

Servicio de Organización y Racionalización Administrativa
Universidad de Almería

Manual para la gestión de proyectos

Pilar Montoya Molina
Psicóloga consultora

1. LA GESTIÓN DE PROYECTOS Si les preguntamos a varios profesionales experimentados cuál es su objetivo fundamental al ejecutar un proyecto, casi todos responderán: “¡Hacer ese trabajo!” Ése es el credouniversal del profesional de proyectos. Y si les damos algunos momentos más para reflexionar sobre el tema, probablemente ampliarán así su respuesta: “Mi objetivo básico es hacer el trabajo dentro del plazo fijado, dentro del presupuesto y según las especificaciones”. La gran mayoría de los especialistas en proyectos identifica estas tres condiciones como importantes parámetros de proceso dedirección por proyecto, y por eso se le ha dado un nombre al conjunto: la triple limitación. Esas limitaciones constituyen el punto focal de la atención y la energía del especialista en proyectos. El jefe de proyecto está dirigido a llevar a cabo un proyecto lo más eficazmente posible teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, dinero (y los recursos que con él se pueden comprar) yespecificaciones. A lo largo de los años se fue elaborando todo un completo juego de herramientas para que los gestores de proyecto puedan hacer frente a la triple limitación. Para encarar la restricción impuesta por el tiempo, los especialistas en proyectos establecen plazos y trabajan con horarios y agendas. Cuentan para ello con ciertas refinadas herramientas de planificación asistida por ordenador: porejemplo, PERT/CMP, GERT y VERT. Las limitaciones económicas se manejan por medio de presupuestos. En primer lugar, se hacen estimaciones de cuánto costará el proyecto. Una vez que el proyecto está en marcha, se controla constantemente el presupuesto, para ver si los costes se les están yendo de las manos a los responsables. Con dinero se compran recursos, y los managers de proyecto han desarrolladovarias herramientas para manejar los recurso materiales y humanos: por ejemplo, diagramas de cantidad de recursos, diagramas de recursos Gantt, diagramas de responsabilidad lineal. De las tres limitaciones básicas, la más difícil de manejar es la de las especificaciones. Las especificaciones describen cómo debe ser el producto de nuestro proyecto y qué debe hacer. Por ejemplo, si estamos construyendoun bote, una especificación que tal vez tendríamos que respetar sería que el bote tuviera 5 metros de largo. Si estamos diseñando un programa de procesamiento de textos, tal vez tendríamos que luchar con una especificación que establece que los usuarios deben poder usar el sistema con sólo tres días de entrenamiento. El problema de las especificaciones es que son notoriamente difíciles deestablecer y de controlar. No basta, por ejemplo, con que las especificaciones definan un producto técnicamente superior; también deben estar dirigidas a satisfacer a los clientes, aun cuando ello resulte una suboptimización del nivel técnico.

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2. EL MARCO DE LA GESTIÓN DE PROYECTO El funcionamiento de una empresa se puede caracterizar mediante un conjunto de variables y relaciones. Se entiendepor gestión el conjunto de técnicas y procesos de definición, evaluación y control de las relaciones. Los elementos que pueden definir el contexto de los procesos de gestión: • El entorno donde opera la empresa, definido por un conjunto de variables que describe la situación socioeconómica. La descripción puede comprender valores absolutos, tendencias, e interpretaciones o correlaciones antevariables. El entorno puede ser previsible, sistemático o predecible o bien inesperado, conforme a la velocidad de cambio, complejidad de las relaciones entre variables, y la estructura competitiva, cooperativa o regulada de la empresa con respecto al entorno. • Los objetivos de la empresa, incluyendo las aspiraciones de las personas y grupos, los objetivos intermedios derivados de los supuestos...