Administracion De Registros

Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización y que necesita ser conservado o retenido durante un período de tiempo.

La administración de registros es el proceso por el que una organización:

* Determina qué tipos de información deben considerarseregistros.
* Determina cómo los documentos activos que se convertirán en registros deben controlarse mientras están en uso y determina cómo deben recopilarse una vez que se declare que sean registros.
* Determina de qué manera y durante cuánto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones regulatorias, empresariales olegales.
* Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de una forma rentable y no intrusiva.
* Realiza tareas relacionadas con registros tales como la eliminación de registros expirados o el almacenamiento y la protección de los registrosrelacionados con eventos externos tales como demandas.
* Determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de la organización son registros es responsabilidad de los agentes que se encargan del cumplimiento de las regulaciones corporativas, administradores de registros y abogados. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido de la empresa en su organización, pueden ayudarlea garantizar que los documentos se retienen durante el período de tiempo correcto. Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger una organización de manera legal, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones regulatorias y aumenta la eficacia organizativa al favorecer la eliminación de elementos obsoletos que no son registros.Existe un programa que facilita este tipo de procesos en cualquier empresa y organizacion es Microsoft Office SharePoint Server 2007/2010. Este incluye características de administración de registros que pueden servir de ayuda para que la organización cumpla sus requisitos regulatorios y legales, y para que administre la información corporativa. 

Un sistema de administración de registrosincluye los siguientes elementos:

Un análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, proporciona ubicaciones de origen y describe cómo se desplazará el contenido a la aplicación de administración de registros.

Un plan de archivo que describe, para cada tipo de registro de la empresa, dónde deben conservarse comoregistros, las directivas que se aplican a los mismos, cómo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es el responsable de administrarlos.

Un documento de requisitos de conformidad que define las reglas a las que deben adherirse los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento de la normativa, junto con los métodos que se usan para garantizar la participación de losintegrantes del equipo de la empresa.

Métodos y procesos que constituyen a la administración de registro:

* Un método para recopilar los registros que ya no están activos de todos los orígenes de registros, tales como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.
* Un método para auditar registros mientras están activos.* Un método para capturar metadatos de registros e historiales de auditorías y para conservarlos.
* Un proceso para suspender registros (suspender su disposición) cuando se producen eventos tales como litigios.
* Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control de registros con el fin de asegurarse de que los empleados los están archivando,...