ADMINISTRACION DEL TIEMPO

EL TIEMPO ES ORO
El tiempo no se puede ganar, pero sí
se puede perder.

No podemos gestionar el tiempo, lo
único que podemos hacer es
gestionarnos a nosotros mismos en
relación al reloj, es decir, organizarnos
inteligentemente.
Raúl Gamboa Valladares

PRINCIPIO DE PARETTO (REGLA DEL 80/20)

 El Principio de Paretto argumenta que
típicamente se concentra el 80% del
esfuerzoen generar el 20% de los
resultados.
 El 80% de los resultados restantes son
realizados con el 20% del esfuerzo.

 Es decir, del 100% de nuestro tiempo, el
20% lo dedicamos a cosas importantes y
el 80% a cosas triviales (sin importancia,
sin urgencia, delegables, etc.)



10 EJEMPLOS DE MAL USO DEL TIEMPO
Llegar tarde a una cita o a una
reunión.

Realizar un viaje en algún mediode transporte sin llevar lectura o
trabajo para realizar.

Estar buscando un “papel” media
hora en la mesa del despacho.

Tener que repetir por errores una
factura 5 veces.

Darle 10 vueltas a una oferta cuando
ya estaba suficientemente bien

Retrasar una tarea que hay que
realizar en este momento

Realizar primero el trabajo que
más nos gusta.
Lanzarle la pelotita a todo elmundo, intentando endosar una
tarea.

Tomar una decisión “importante”
cansado o en estado de ansiedad

Contestar a todas las llamadas de
teléfono indiscriminadamente



AUTOCONOCIMIENTO Y GESTIÓN DEL TIEMPO
¿Qué me falta para que mi
entorno este 100% organizado?

¿Qué tengo?

DEBILIDADES

FORTALEZAS

DIAGNOSTICO
INDIVIDUAL
¿Cuál es mi situación
actual?
¿Hay papeleríadispersa
y desordenada en mi
lugar de trabajo?

¿Tengo artículos
inservibles u obsoletos?

¿Llego tarde a
reuniones de trabajo?

¿Tomo más de 30
minutos para encontrar
un documento u objeto?

¿Tengo muchas
solicitudes o tareas sin
realizar?


AUTOCONOCIMIENTO Y GESTIÓN DEL TIEMPO
ESTILOS DE COMUNICACIÓN
Existen 4 Estilos de Comunicación que se basan en 2
dimensiones importantes delcomportamiento humano.

Predominio
Es la tendencia mandar, controlar o prevalecer sobre las otras
personas, son personas muy competitivas y decididas.

Sociabilidad
SoEs la tendencia a disfrutar la interacción con otras personas y refleja
la cantidad de control que ejercemos sobre nuestras expresiones
emocionales

www.gvc.com.ec

ESTILOS DE COMUNICACIÓN

AUTOCONOCIMIENTO Y GESTIÓNDEL TIEMPO
Alto grado de
sociabilidad

Apoyador

Emocional
Alto grado de
predominio

Bajo grado de
predominio

Reflexivo

Director

Bajo grado de
sociabilidad



¿ES URGENTE O ES IMPORTANTE?
 Existe una gran confusión sobre las
tareas importantes y las urgentes, para
ello vamos a aclarar algunos puntos.
 Tarea urgente: tareas que, por su
naturaleza, requieren de unaatención
inmediata.

 Tarea importante: son aquellas que
están directamente ligadas a los
objetivos a medio y largo plazo. Son
tareas que requieren especial atención.



¿ES URGENTE O ES IMPORTANTE?
Cualquier tarea que desempeñamos, la podemos encuadrar en el
siguiente gráfico que alberga actividades:
1.
2.
3.
4.

Importantes y urgentes (Ej.: Una licitación)
Importantes y nourgentes (Ej.: Diseño de un nuevo producto)
Urgentes y no importantes (Ej.: Cumplimiento de un vencimiento)
No urgentes y no importantes (Ej.: Archivo de documentación)



DIAGRAMA DE TAREAS
Zona 1: Urgente/Importante
• Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta zona

son:

– Proyectos con fecha de vencimiento
– Crisis
– Problemas apremiantes

• Efectos que causa laabundancia de zona 1:
– Sensación continua de apagar incendios
– Estrés y agotamiento

Raúl Gamboa Valladares

DIAGRAMA DE TAREAS
Zona 2: No urgente/Importante
•

Algunas acciones que pueden entrar dentro de esta zona son:
–
–
–
–
–

•

Planificaciones a medio y largo plazo
Definición de líneas estratégicas
Estudio permanente de oportunidades
Prevención
Mantenimientos

Efectos...