Administracion del tiempo

OPTIMIZACIÒN DEL TIEMPO DE TRABAJO

Introducción

Para poder planificar la gestión de ventas en una empresa es necesario primero aprender a administrar el tiempo, ordenando y priorizando el trabajo real y productivo.
El tiempo es uno de los recursos más preciados, un valioso capital. Aunque funcionamos y lo utilizamos como si fuera un recurso ilimitado, en realidades muy escaso, no se puede comprar, no se puede almacenar, y es un recurso no renovable.

Nuestro objetivo es ayudar a planificar y saber administrar el tiempo; considerando que el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo.

Definición de objetivos de trabajo:

Un objetivo sirve para orientarse en tiempos inciertos y ayuda a concentrarse en actividades queoptimizan el tiempo y el esfuerzo, deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en función de la estrategia que se elija.
Los objetivos deben cumplir con las siguientes características:

Motivador: Tiene que ser un reto para las personas responsables de su cumplimiento.
Flexible: Para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran.
Coherente: Un objetivo debe servir a la empresa, nodeben contradecirse.
Medible: Medibles en un Horizonte de tiempo para determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.
Claro: Claridad que deben tener los objetivos que se definan.
Realista: Los objetivos deben ser factibles de lograrse

Método para manejar el tiempo adecuadamente:

1) Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos másproductivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.

2) Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Ya que “nada es más fácil queestar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. Nunca se repetirá lo suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.

3) Agendar: Determinarcuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

4) Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.

5) Delegar en los demás: Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar algunaactividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros.

6) Aprender a decir “NO”: Decir “no” puede ser una de las herramientas de administración de tiempo más poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos más productivos. Si la tarea en cuestión interfiere con losobjetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la manera más amable posible. .

Lo urgente y lo importante

Toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado deequilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados...