Administracion del tiempo

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

INTRODUCCIÓN
El tiempo es una de los recursos no renovables más valiosos con que cuenta el ser humano.
Cuando los directivos y colaboradores de la organización administran adecuadamente el tiempo, contribuyen a optimizar las funciones y a eliminar tiempos muertos para mejorar el desempeño organizacional.

CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
Equitativo.- es el únicorecurso repartido de modo equitativo.
Inelástico.- no puede acumularse, ahorrarse o tomarse prestado.
Indispensable.- no hay acción que pueda realizarse sin tiempo
Insustituible.- el tiempo no puede sustituirse por algún otro.
Inexorable.- todo lo que sabemos del tiempo es que fluye en un solo sentido.

LEYES BÁSICAS
Ley de Parkinson.- “todo trabajo se tarda indefinidamente hasta ocupar todo eltiempo disponible para su completa realización”.

Las leyes de Murphy
1° “Nada es sencillo como parece al principio”
2° “Todo lleva mas tiempo de lo que se pensaba al principio”
3° “Si algo puede ir mal, irá mal”

Las leyes de Acosta
1° “El tiempo que requiere una área aumenta cuando la interrumpimos y luego la reanudamos”
2° “para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larganunca hay tiempo”
3° Lo perfecto rara vez es rentable”

EFICIENCIA Y EFICACIA
La eficiencia consiste en hacer bien la que se hace y al menor costo posible. Es positiva, pero no garantiza resultados. La persona eficiente se limita a hacer bien lo que hace.
La persona eficaz, ante todo, hace lo que debe hacer. Tiene en mente los resultados que desea alcanzar y hace todo lo necesario para acercarsea ellos
Es fácil caer en modelos de conducta de reacción a los acontecimientos, en lugar de actuar en función de los propios objetivos. Y hay que tener presente que las actividades que no están orientadas a los objetivos conducen, con mucha frecuencia, a la pérdida de tiempo.

HERRAMIENTAS PARA EL USO DEL TIEMPO
Los objetivos bien definidos deben ser:
Propios:
Concretos y específicos
Pocosy muy importantes:
Compatibles entre sí
Alcanzables, pero con dificultad
Mensurables en lo posible

Aunado a lo anterior, los objetivos bien definidos:

Incluyen plazos.
Están escritos y son fácilmente consultables, con objeto de constituirse en brújula y reforzar periódicamente el compromiso personal.

NORMAS PARA PROGRAMAR EL TIEMPO
• Tener siempre preparado su programa antes deiniciar la jornada.
• Programar en función de los objetivos a alcanzar.
• Elaborar su programa en torno a los temas esenciales.
• Tratar de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus ciclos corporales.
• Programar siempre su horario por escrito
• Agrupar acciones y asuntos relacionados entre si siempre que sea posible
• Mantener a la vista su programa de actividadesdiarias
• No vacilar en tomarse largos periodos de tiempo para tareas importantes
• Asegurarse de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.
• Mantener la suficiente flexibilidad para poder abonar asuntos imprevistos, pero que resulten de su interés
• Incluir en el su programa algún tiempo para pensar todos los días
• Incluir un tiempo fijo para lecturas profesionales.INTERRUPCIONES
Hay dos técnicas distintas y complementarias que pueden utilizarse contra las interrupciones:
Evitarlas, en lo posible
Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan

ESPERAS
La gente ocupada y con conciencia de su tiempo intenta por todos los medios eludir las esperas. Adopte una actitud positiva. Esta espera le puede proporcionar un lugar posiblemente confortable y un tiempo,digamos libre, con el que no contaba. Relájese y utilícelo. El lugar de espera queda convertido provisionalmente en su despacho, sin teléfono, sin interrupciones y sin actividades adicionales. La espera le puede proporcionar informaciones interesantes, sólo con lo que ve y oye involuntariamente.




EL ESCRITORIO
El directivo se dedica fundamentalmente a procesar la información que le...