Administracion del tiempo

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

¿Por qué administrar su tiempo?

Correo electrónico. Correo de voz. Reuniones. Papeleo. Subordinados directos que solicitan ayuda o le traen sus problemas permanentemente. ¿Cómo puede ser un gerente responsable y accesible, seguir realizando el trabajo y cumplir con sus metas de mayor prioridad al mismo tiempo?
Necesita administrar su tiempo con destreza. Laadministración del tiempo es la disciplina de organizar, asignar y controlar el tiempo que usa para las actividades, de manera de lograr los resultados deseados. La administración del tiempo le obliga a ser explícito sobre lo que valora y le permite asignar sus esfuerzos de la manera correspondiente.
Los beneficios de usar su tiempo en forma más eficaz
Usar su tiempo de manera más eficaz generaimportantes beneficios para usted y su organización. Por ejemplo:
• Usted dedica energía y atención a las actividades que más apoyan los objetivos de su empresa.
• Usted elimina las distracciones y permanece concentrado en lo que es más importante para su departamento y la organización.
• Usted evita el estrés e incluso el agotamiento que puede originarse al tratar de equilibrar lasdiversas exigencias que compiten por su tiempo.
• Usted exhibe comportamientos adecuados de administración de tiempo, de modo que sus empleados y colegas puedan aprender de su ejemplo.
• Usted mejora su desempeño en el trabajo, lo cual agrega más valor a su organización, unidad y equipos.
Claramente, una empresa en la cual los líderes emplean el tiempo en forma eficaz puede aventajar a lacompetencia. Pero administrar su tiempo es más difícil de lo que podría parecer a primera vista.
Disciplina y práctica
Usar su tiempo en forma eficaz exige disciplina y práctica. El siguiente proceso de seis pasos puede ayudarle a aprovechar al máximo las horas que tiene disponibles cada semana para trabajar:
1. Identifique y priorice sus metas: ¿Cuáles son los objetivos prácticos másimportantes? ¿Qué tareas necesita realizar para lograr esos objetivos? ¿Cuánto tiempo debería emplear en esas tareas?
2. Divida las metas en tareas manejables: ¿Qué actividades necesita realizar para alcanzar cada una de sus metas? ¿Cuánto tiempo estima que requerirán las diversas tareas?
3. Analice cómo ocupa su tiempo: con frecuencia, los gerentes piensan que están usando su tiempo para cumplircon tareas vitales. Pero en la realidad, están empleando tiempo en actividades que no les permiten alcanzar objetivos de alta prioridad. Por ejemplo, desperdician horas cada día respondiendo correos electrónicos en lugar de planear una estrategia a largo plazo para su departamento o ayudar a sus subordinados directos a mejorar sus destrezas. Para usar su tiempo en forma más eficaz, necesitaresolver cómo en realidad está empleando su tiempo y compararlo con la forma en que debería distribuirlo. Luego, necesita identificar las formas de corregir las prácticas poco eficaces de administrar el tiempo.
4. Reconozca y derrote las actividades que hacen perder tiempo: ciertas prácticas, como postergar, asumir los problemas de los subordinados directos y pasar con frecuencia de una tarea a otrase conocen por consumir el tiempo que se podría emplear de mejor forma en otras actividades. Al comprender y prever estas actividades que hacen perder tiempo, tiene más posibilidades de evitarlas o reemplazarlas por mejores prácticas.
5. Programe su tiempo con mayor eficacia: una vez que sabe cuáles son sus metas, cómo está realmente empleando su tiempo y de cuáles prácticas poco eficaces esvíctima, puede comenzar a cambiar la forma en que programa su tiempo. Esto incluye utilizar herramientas para la administración del tiempo en forma más eficaz. También significa crear programas que favorezcan sus prioridades. Y significa asignar tiempo para resolver problemas inesperados y aprovechar las oportunidades no planeadas.
6. Monitoree y mejore las estrategias de administración del...