Administracion del tiempo

Administración del tiempo
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
Técnicas para administrar el tiempo.
1. Aprenda a utilizar su principal herramienta: la palabra. Existe una gran distancia entre la
Imagen mental de lo que queremosdecir, lo que sabemos decir, lo que decimos, lo que se
Oye, lo que efectivamente se escucha, lo que se comprende, lo que se acepta, lo que se retiene
Y lo que se pone en práctica. Según James T. McCay, una conversación es una interacción de
Pensamiento, sentimiento, movimiento y electroquímica en un medio ambiente durante cierto
Periodo. Por ello es tan necesario mejorar nuestra capacidad decomunicación y saber
Utilizar todo el poder creativo de las palabras en el momento oportuno y evitar los malos
Entendidos que generan grandes pérdidas de tiempo y dinero.
2. Domine diversas habilidades de gestión. La obsolescencia de conocimientos o habilidades es
Cada vez más rápida debido a la cantidad de información accesible por todos y al uso
Creciente de la tecnología. Es crítico, porejemplo, dominar los paquetes informáticos a nivel
Usuario porque están diseñados para agilizar las tareas. Y muchas veces no nos damos el
Tiempo para capacitarnos y simplemente lo aprendemos a “la buena de Dios”, con la
Consiguiente pérdida de tiempo y dinero. Una estadística de Te Gardner Grupo dice que un
Empleado que no lleva un curso de capacitación en informática tarda hasta siete vecesmás en
Ser productivo con una nueva herramienta.
3. Planificación de actividades. La planificación responde a las interrogantes “qué, cómo, quién
Y cuándo” de sus metas y prioridades. Ahora bien, debe ser igualmente flexible para
Adaptarse rápidamente a los cambios. En el corto plazo, es decir, un día, haga una lista de
Tareas y asígneles una prioridad y un plazo de tiempo. Realice aquellastareas menos
Agradables a primera hora del día.
4. Organización personal. La ergonomía juega un papel crítico con respecto a un buen
Rendimiento. Evite improvisar escritorios para la computadora que no tengan bandejas
Especiales para el teclado, porque puede causar mucha fatiga y problemas de columna.
Asimismo, ordene su escritorio para tener la información a la mano, bandejas de entrada ySalida, maneje UN archivo por proyecto, use un sólo directorio o agenda electrónica.
5. Postergaciones y Prioridades. El arte de postergar es inherente a la naturaleza humana, no
Nos debemos sentir culpables por ello, pero sí tomar las riendas conscientemente de qué es lo
Que por lo general postergamos: tareas desagradables o demasiado simples, trabajos o
Proyectos nuevos, contactar con personasnuevas, resolver conflictos con personas difíciles,
etc.; y empezar por resolver esos asuntos primero. Las prioridades se deben fijar
Equilibrando dos conceptos: Importancia (alta o baja) y Urgencia (alta o baja).
6. Manejo de Reuniones. Evite ser partícipe de muchas reuniones para “conversar”. Defina
Una agenda y una finalidad. Aprenda a liderar las discusiones para que todos puedan
Expresarsus opiniones y llegar a una conclusión. Haga un resumen después de cada reunión
Indicando las acciones pendientes de seguimiento. Distribuya rápidamente el resumen y las
Conclusiones a todos los asistentes.
7. Uso adecuado del teléfono. Dedíquele un tiempo para realizar y atender llamadas telefónicas
En bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escríbalas en un papel. No pida que leDevuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta.
Utilice un reloj de arena cerca del teléfono o póngase de pie, por ejemplo, para recordar ser
Breve e ir directo al grano.
Lo Urgente y lo Importante
Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u...