Administracion Documental Ensayo

ENSAYO
ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Para comprender de una manera más fácil el concepto de ADMINISTRACION DOCUMENTAL, tengamos en cuenta que la palabra administración es definida como la cienciasocial y técnica que tiene como función planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de cualquier índole en una organización y documental hace referencia a documentos; esto en resumidascuentas quiere decir que se refiere de manera global a la ciencia social y técnica que se encarga de la organización de todo tipo de documentos en una empresa como jurídicos, de información,históricos..etc.
Teniendo claridad en la conceptualización de administración documental, podemos detenernos a pensar en los objetivos básicos que se persiguen; en primer lugar y muy importante es que esteprocedimiento permite en una organización, el control de todo documento desde que se lo produce hasta el lugar final donde va a permanecer, con el fin de facilitar su utilización y conservación; organizar losdocumentos de acuerdo a su importancia en una empresa publica o privada; planificar y controlar el tipo de material y el uso del mismo con el fin de garantizar no solo un uso adecuado sino también elapoyo a los recurso naturales utilizados para este fin; organizar todo documento en cualquier entidad, que permita ubicar y recuperar la información contenida de una manera mas rápida siendo este unmedio que aporte a la efectividad del servicio que preste; realizar la organización y mantenimiento de los archivos documentales; conservar los archivos de manera histórica que permita a lasorganización no solo acceder a la información de una forma rápida, sino también como apoyo a la estructura de la misma; mantener los archivos organizados con fecha de autor o responsable, fecha de creación,fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, importancia del mismo, anotaciones etc, que permitirá no solo un fácil acceso a la información para cualquier empresa, sino también como fuente de...