Administracion documental y sus objetivos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y SUS OBJETIVOS.

La organización dentro de cualquier ámbito es pieza clave para el éxito de cualquier actividad que se realice.
Se hace necesario tener siempre un ordenque nos permita llegar con facilidad y rapidez a lo que estamos buscando.
Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto deactividades
Administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
Organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
Desde su origen hasta su destino final, con elobjeto de facilitar su
Utilización y conservación”

Entonces podemos afirmar que la esencia de la administración documental son los documentos.
Y que todo documento comprende un CONTEXTO, unCONTENIDO y una ESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aquí se deriva una de las funciones más importantes de un sistema de administración documental, que consiste enmantener testimonio de las actividades e informaciones de valor para la empresa, ya sea por su valor, jurídico, o probatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimientocolectivo
Por eso los objetivos claves de la administración documental serian:
-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institución pública o privada.+-Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose
en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de
documentos innecesarios o que documentos queno lo ameriten sean
conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca dela preservación del medio
ambiente.

-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
efectiva y exacta.

-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la...