Administracion documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Realizado por:
JERSON DAVID CUELLAR VANEGAS

Es sabido que todo negocio grande, mediano o pequeño es importante para la comunidad y la economía, al ser fuentecreadora de riqueza, generadora de empleo y de satisfacción de necesidades de la gente. Pero esta en sus funciones manejar mucho volumen de documentación ya sea producida o recibida, desde su origen hastasu destino final.
Para manejar estos documentos existe lo que se conoce como Administración Documental, que nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o  gruposdocumentales con el fin de facilitar su utilización, eliminación o conservación.
Pero esto, nos da dudas como ¿Quién hace esto?, ¿Cual es su papel?, ¿como decide esto? entre otras.
Por otro ladosabemos que siempre necesitaremos soporte de la información producida y utilizada (por motivos de seguridad jurídica), pero también vemos que la información año tras año se duplica o más, y esto se puedeconvertir en problema si no se sabe manejar estos datos. Ya que no podemos botar documentos al azar, pero tampoco debemos quedarnos con lo que no necesitamos o ya tenemos varias veces.
Por ello elfuncionario responsable de la administración de los documentos (administrador documental) se debe ocupar de todo lo que le sucede a los documentos de una entidad u organización, a través de su ciclo,desde que se produce hasta su eliminación (si se cumplió su finalidad administrativa o ya se tiene el documento repetido) o la incorporación al archivo histórico (si posee valores que justifiquen suconservación) según sea su caso.
Pero el administrador documental no puede tomar decisiones de la nada, en esta función intervienen, el funcionario responsable de la administración de losdocumentos apoyado decididamente en todos los estamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de la institución para garantizar su funcionalidad.
Con esto podemos definir, que el...