Administracion documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
El primer paso en cada una de las Dependencias para la organización del archivo, es dividir la documentación en tres grandes grupos, y éstos a su vez, en Subgrupos.
Seabrirá una carpeta por cada año, organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeración si es que la posee (ej: resoluciones rectorales).

Grupo 1: CORRESPONDENCIA:
Paraorganizar la correspondencia de debe tener en cuenta:
_ Cada comunicado debe ir unida a su respuesta.
_ La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dichoexpediente.
_ La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta
_ La correspondencia que seorganiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir, que se limita a una información más genérica. Se debe agrupar en:

_ Correspondencia Externa:Cuando se trata de correspondencia entre una unidad administrativa de la Universidad y personas o instituciones ajenas a ella.
_ Correspondencia Interna: Cuando se trata de correspondencia o notasinteriores entre unidades administrativas de la Universidad.

Grupo 2: TRAMITES ADMINISTRATIVOS

Control de fotocopias
Control presupuestal
Control Inventarios
Cuentas de cobro
Reembolso de caja menorSolicitudes
Transferencias Internas de Servicios
PEDIDOS
Almacén
Campus creativo
Librería

Grupo 3: FUNCIONES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA

Este grupo estará conformado por la documentación específicagenerada en Cada dependencia según sus funciones y actividades.

Una vez se hayan organizado los grupos de documentos, se procede a la selección documental que comprende:

_ Conservación
_ Descarte odestrucción
_ Traslado al archivo central

Luego de haber realizado la separación de la documentación por grupos, la selección documental y el descarte, se procede a la organización física del...