Administracion documental

NOMBRE: NASLY CASTILLO ARNEDO
FECHA: MARZO 31 DE 2011_
ACTIVIDAD: ESTABLECER LOS OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINSITRACION DOCUMENTAL
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTALCONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
Se entiende por administración documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo deorganización.
Permite la recuperación de información desde ellos, determina el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos másvaliosos.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros, bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros deregistro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel y mas tarde los audiovisuales, y los documentos en soportes magnéticos, los ficheros o kardex quepermiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistema de codificación y clasificación mas reciente a ellos se fueron sumando los informáticosque son cada vez más, debido a la complejidad y nivel de sofisticación.
Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:
Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente lostrámites de los documentos que se procesan.
Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.Recepción y Orientación.
Registro y Distribución.
Archivo.
Funciones de la administración documental
1. Orientar a los usuarios sobre el encauzamiento de sus funciones,
2. Numerar y registrarlos documentos recibidos o emitidos.
3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
4. Registrar el movimiento de los documentos.
5. Suministrar información sobre la...