Administracion Documental

LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
(ENSAYO)

¿Qué es la administración Documental? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cuáles son las funciones y qué papel desempeña un administrador documental?
Para empezarla Administración documental es el conjunto de normas técnicas y practicas utilizadas para administrar el flujo de documentos de cualquier tipo en una organización, permiten la recuperación deinformación desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven, disponer de la documentación organizada en tal forma que la información institucional searecuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos como fuente de la historia, facilitando la gestión en lasorganizaciones.
De hecho es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació de la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escritopara dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en diferentes medios (papiro, pergaminos y papel), cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía eltamaño de los fondos documentales, al nacer esta necesidad de documentar nace con ella la necesidad de preservar los documentos a partir de las normas establecidas según las necesidades de cadaempresa y de esta manera tener las bases para desechar documentos que no tienen valor alguno.
En este orden de ideas encontramos que la administración documental tiene como objetivos asegurar que lahistoria, políticas, procedimientos y todas las actividades que realice una organización se registren y conserven de la forma adecuada; además hace que la información se aproveche de forma más eficiente ycomo un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias. Nos sirve para que la consulta se realice de...