Administracion Documental

LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Muchas personas creen que la organización de documentos no es un objeto de estudio puesto que perciben que solo se trata de de meter un papel en un folder y luego enun cajón; pues se equivocan ya que no solo se trata de eso sino que además esta tarea es de vital importancia para cualquier organización ya que garantiza la disponibilidad, recuperación yorganización de los documentos.
Además mediante una buena administración documental la empresa obtiene otros beneficios como la disminución de en costos de retención, almacenamiento, logística y seguridad,gracias a los avances de hoy en día los documentos necesarios están a la mano de los que lo requieren, sus oficinas se encuentran con más espacio.
Entonces podemos definir la administración documentalcomo “el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar eltiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.
Y quetiene como fin principal; “dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información”. A través de acciones como:
* Garantizar que lainformación o papeleo esté disponible en un lugar específico, pertinente a cada empleado
* Facilidad de búsqueda y acceso a la información.
* Calcular los flujos de trabajos y monitoreo entiempo real del estado de un trámite.
* Tener la información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
* Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.

¿Por qué estan importante saber   guardar y conservar   documentos? ¿Es para mí importante el manejo y el archivo adecuado de los documentos en mi trabajo?
Sabemos que en la actualidad el archivo o las...