Administracion Documental

CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

2. Elige un tipo documental, defínelo, establece su ciclo vital y especifica:
- Cada una de las etapas que cumple.
- Cada uno de sus momentos.
- Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento.
-Destino final.

1. FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS:Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen uncontrol y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:
1.- Acopio o reunión dedocumentos
2.- Expurgo de documentos
3.- Selección documental
4.- Organización documental
4.1- Clasificación documental
4.2- Ordenación documental
4.3- Numeración y Signatura
5.- Descripción documental
6.- Conservación
7.- Administración de documentos.
8.- Digitalización de los Documentos
9.- Instrumentos descriptivos.

PROCEDIMIENTOS:

 Eliminar las piezas documentales idénticas, quevengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

 Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservaciónpara evitar su pronto deterioro.

 Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

 Identificar que es material de archivo y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondodocumental en la Sección de Bibliografía.

 El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.

 Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.

 Mantener un registro de losdocumentos enviados al Archivo de Correspondencia.
SELECCIÓN DOCUMENTAL:
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS: Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la línea esquemática del Cuadro deClasificación.
El fondo documental se divide por clases y tipos documentales.
La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en elsoporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
 ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad documental o expediente, utilizando el...