Administracion documental

NOMBRE : GLORIA P BARRETO L
FECHA: 07 mayo de 2010
TEMA: SEMANA 1
ACTIVIDAD: ADMINISTRACION DOCUMENTAL

2. ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es una actividad casi tan antigua como la escritura,que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaronsucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Y es así como nacen unconjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, como también permitir la recuperación de información y determinar el tiempo quelos documentos se deben, eliminar los que ya no sirven, asegurar la conservación indefinida de los documentos mas valiosos, manteniendo la confidencialidad y integridad en la información que semaneja.
Puede también concebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte (papel) aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo aesto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representadopor una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, seprocesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina comouna reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran,...