Administracion documental

LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
NOMBRE: YEIMY LORENA VARGAS SEGURAFECHA: 27 de Agosto de 2011ACTIVIDAD: Realice un ensayo TEMA: Administración documental |

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los tramites de los documentos que se procesan.(Control en el ingreso, salida y mantenimiento de documentos)

2. Garantizar enforma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos y más aún aquellos con memoria histórica.(Recuperación de información de forma rápida, precisa y exacta)

3. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos ya que son de vital importancia para la toma de decisiones (Mantiene constancia de las actividades e información de importancia para la empresa).4. Planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final.(Evitar la producción de documentos innecesarios y almacenamiento de los mismos por un tiempo adicional al reglamentario)

5. Cuidado del medio ambiente atraves de la disminución en el uso de papel innecesariamente.

INTRODUCCION
El presente ensayopretende dar algunas nociones y generalidades concernientes a la administración documental, sus ventajas y su importancia además de presentar como atraves del tiempo la información se ha convertido en parte fundamental de nuestro diario vivir no solo a nivel empresarial, económico, social, político sino también a nivel personal ,junto con ello se pretende hacer analizar un poco como el estado comotal ha promovida leyes e establecida entes de control que han dejado claro el papel que cumple la administración documental en las organizaciones y como el llevar un registro organizado de documentos permite no morir en la historia sino mantenerla presente con la pequeña diferencia adicionarle acontecimientos de los que todos somos participes.

ENSAYO: LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL UNA NUEVAHERRAMIENTA ORGANIZACIONAL

Son muchas las experiencias administrativas las que han buscado dar valor al uso de los documentos ya desde tiempos muy remotos se tuvo la necesidad de fijar por escrito los actos administrativos y las transacciones legales con el fin de dar constancia a esos procedimientos, utilizando herramientas archivísticas manuales como: Libros de registro, carpetas,Archivadores, sistemas de clasificación y codificación para el almacenamiento y recuperación delos mismos, pero con el paso del tiempo la información se hizo más compleja y exigente por los que estas herramientas no eran capaces de cubrir todas las necesidades que la gran cantidad de documentos les exigía por lo que se dio paso a la incorporación de nuevas tecnologías en administración y conservación de susarchivos empleando medios técnicos, electrónicos, informáticos, ópticos y telemáticos de acuerdo a las condiciones operacionales y ambientales de cada organización y de acuerdo a los objetivos especificados dentro de la misma.
Tal vez la globalización también hizo delas suyas en el entorno organizacional ya que introdujo de manera masiva las comunicaciones vía internet atraves de redes deinformación en las cuales los usuarios pueden acceder en cualquier momento (las 24 horas del día, los 7 días a la semana y los 365 días al año) a información que anteriormente no estaban en la capacidad de recibir siempre y cuando no se tenga restricciones por motivos de conservación
Es frecuente en este momento ver como documentos en papel son transformados en documentos digitalizados que sealmacenan en ficheros en las en bases de datos.
Se dio abrió paso a la utilización de sistemas de Gestión documental integrados por áreas como:
Almacenamiento, Recuperación, Clasificación, seguridad, Custodia , distribución, creación y autenticación de documentos lo que ha permitido que la información sea más veraz y exacta ,este más segura y tenga mayor credibilidad, esté al alcance de todos y...