Administracion documental

Taller No 1

Tema: Conceptos básicos de Correspondencia

DESARROLLO

1. Investigue sobre la estructura orgánico-funcional. Elabore un organigrama de una empresa y el organigrama del Departamento de Archivo y correspondencia.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA:

ESTRUCTURA OGANIZACIONAL DEL ARCHIVO (AGN)

ESTRUCTURA ORGANICA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Realice un análisis de losmismos e interprételos de manera correcta, desde el punto de vista de las funciones archivísticas y su importancia para el desarrollo de la empresa. (Ensayo).

Los encargados del área de archivo y correspondencia según el organigrama cumplen con diferentes funciones, además de ser parte fundamental para la empresa.

La SECRETARIA GENERAL es indispensable para la entidad porque orienta el diseño eimplementación de normas y procedimientos para el sistema de la administración documental y la memoria institucional.

EL COMITÉ DE ARCHIVO, creado como órgano asesor de la dirección general. Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, estáconformado por las siguientes personas:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado;
3. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, o su delegado;
4. El responsable del Área de Archivo, o su delegado quien actuará como secretario;

Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionariosque puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

El GRUPO DE TRABAJO Creado con el fin de dar apoyo a la Secretaría General en los asuntos relacionados con el ajuste, actualización y aplicación de la Tabla de Retención Documental y los archivos de Gestión de todas las dependencias de la entidad.

El ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA adopta programas paraadministrar adecuadamente el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación. Sus funciones son:

• dirigir y controlar la gestión del área;
• proponer el plan de selección, transferencia yeliminación de documentos para presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comité de Archivo, de acuerdo con los criterios de la tabla de retención documental;
• proponer el plan para la conservación de documentos;
• recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias;
• revisar los listados enviados por las dependencias;
• organizar los archivos por años y por dependencia;
•facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histórico;
• rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el período;

Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la entidad y laadministración del sistema de correo.

Finalmente, realizando un análisis de las labores de los funcionarios, he llegado a la conclusión que todos son importantes para un buen manejo de esta área de la empresa, ya que ellos cumplen funciones para el manejo, sistematización, conservación, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, laexpedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento los mecanismos de consulta y acceso a la información que este contiene y eliminación del documento.

2. A través del uso de las tecnologías de la información investigar los siguientes temas:

• Gestión documental....