Administracion documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación deinformación desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios deracionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales porescrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja amedida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
La administración documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Comoconsecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos,etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplicaelectrónica.

2. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
-Buscar laracionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten seanconservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
-Lograr que los archivos sean vistos dentro...