Administracion Documental

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Un sistema de apoyo a la organización ytiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y accesofácil de los documentos archivados
5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos
6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

IDENTIFICA EN EL PUESTO DE TRABAJO LAS FUNCIONES QUE REALIZAS Y HACER UNA BREVE DESCRIPCIÓN DE CADA UNA DE ELLAS A PARTIR DEL TEMA

* Recepción de documentos: Consiste en recibir y registrar toda documentacióndirigida a esta casa de gobierno, con el objetivo de controlar y gestionar la entrega de las mismas a los diferentes destinatarios

* Archivo de documentos: Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

* Atender llamadas telefónicas: Llamada es la acción y efecto de llamar.Este verbo permite hacer referencia a invocar, convocar, citar o nombrar a alguien o algo.

* Atención al usuario: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo

ENSAYO

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos sonimportantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren mucho más valor por su contenido histórico.

No es nada nuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar las empresas. Es por ello que la adopción de políticas,estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzo a en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en distintos soportes,muchos no digitalizados, y en distintos departamentos.

La Administración Documental, como su nombre lo indica es la gestión y organización de los documentos por una empresa o persona natural con el objetivo de mantenerlos de una forma organizada, tener acceso a estos en cualquier momento en el cual se requieran de manera fácil y rápida, guardar un registro histórico y así mismo deshacerse de losque ya no tienen ningún tipo de uso ni lo van a tener, colaborando con el medio ambiente. Para cumplir estos objetivos, las empresas (especialmente las Entidades Públicas) cuentan con un riguroso marco jurídico de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final. Se podría decir que casi desde que nació la escritura nacióesta clase de gestión, se requiere tener una organización de todos los documentos producidos debido a la gran cantidad de estos, de ahí la importancia de la Administración Documental, ya que sin ella todas las organizaciones serian un caos en cuanto al manejo de la información y no habría ninguna clase de registro de documentos históricos que hoy en día nos sirven de tanto para nuestro...