Administracion documental
Páginas: 5 (1227 palabras)
Publicado: 23 de junio de 2010
MAYO 25 DE 2010
ACTIVIDAD 1 PRIMERA SEMANA
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
CONCEPTO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que yano sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
La administración documental tiene como objetivo mantener el orden. Es un sistema en el cual nos apoyamos para mantener un control en la información, que sea registrada, tramitada y almacenada correctamente; quepodamos tener acceso a ella sin inconvenientes.
• Planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación uso, selección, y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
• Consolidar toda la información disponible en un solo lugar, pertinente a cada empleado.
• Facilitar labúsqueda y acceso a la información.
• Mantener la información disponible.
• Foliar y dejar constancia de fecha, hora de presentación, número de hojas del escrito.
• Establecer procedimientos para el trámite des los documentos.
• Proporcionar información rápida y veraz de los documentos que tramita.
• Garantizar en forma permanente la conservación organización y accesofácil de los documentos archivados.
MAYO 25 DE 2010
ACTIVIDAD 2 PRIMERA SEMANA
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
IMPORTAN CIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información presentados en papel y documentos impresos.
La Administración Documentalbrinda tecnología avanzada en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleado0s autorizados la posibilidad de acceder a contratos, estados de cuentas, reportes y facturas de manera simple y segura.
Contar con un buen sistema de administración de Documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para lasupervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recursos proveen información, y como activos proveen documentación.
La utilización de sistemas automatizados para archivar la información, nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar; ya sea, dentro de la organización o fuera desella.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, ya que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones.
La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzos en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en diferentes soportes muchos nodigitalizados y en distintos departamentos.
Los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada, des tal manera que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al cliente y como fuente de historia.
Los archivos son importantes ya que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas enantecedentes.
MAYO 25 DE 2010
ACTIVIDAD 2 PRIMERA SEMANA
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
El administrador de documentos debe unir la política de conservación documental con el establecimiento de medidas adecuadas para preservar la integridad de los documentos de valor de la empresa y garantizar su...
ACTIVIDAD 1 PRIMERA SEMANA
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
CONCEPTO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que yano sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
La administración documental tiene como objetivo mantener el orden. Es un sistema en el cual nos apoyamos para mantener un control en la información, que sea registrada, tramitada y almacenada correctamente; quepodamos tener acceso a ella sin inconvenientes.
• Planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación uso, selección, y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
• Consolidar toda la información disponible en un solo lugar, pertinente a cada empleado.
• Facilitar labúsqueda y acceso a la información.
• Mantener la información disponible.
• Foliar y dejar constancia de fecha, hora de presentación, número de hojas del escrito.
• Establecer procedimientos para el trámite des los documentos.
• Proporcionar información rápida y veraz de los documentos que tramita.
• Garantizar en forma permanente la conservación organización y accesofácil de los documentos archivados.
MAYO 25 DE 2010
ACTIVIDAD 2 PRIMERA SEMANA
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
IMPORTAN CIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información presentados en papel y documentos impresos.
La Administración Documentalbrinda tecnología avanzada en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleado0s autorizados la posibilidad de acceder a contratos, estados de cuentas, reportes y facturas de manera simple y segura.
Contar con un buen sistema de administración de Documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para lasupervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recursos proveen información, y como activos proveen documentación.
La utilización de sistemas automatizados para archivar la información, nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar; ya sea, dentro de la organización o fuera desella.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, ya que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones.
La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzos en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en diferentes soportes muchos nodigitalizados y en distintos departamentos.
Los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada, des tal manera que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al cliente y como fuente de historia.
Los archivos son importantes ya que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas enantecedentes.
MAYO 25 DE 2010
ACTIVIDAD 2 PRIMERA SEMANA
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
El administrador de documentos debe unir la política de conservación documental con el establecimiento de medidas adecuadas para preservar la integridad de los documentos de valor de la empresa y garantizar su...
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