Administracion documental

TRUCOS EN EXCELL
Excel 97-2000
*Borrar celdas con el autorrelleno*: También se puede utilizar la característica de autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Sólo ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando suelte elbotón del ratón se borrará el contenido de todas las celdas con color gris.
Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Pulsar la tecla Mayúsc mientras se arrastra con el ratón la barra de desplazamiento.
Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas o con celdas muy pequeñas es difícil seleccionar un conjunto arrastrando con el ratón. Podemos pinchar en laprimera celda y pulsar la tecla MAYUS y pinchar en la última celda, se seleccionará todo el rango comprendido en ese rectángulo imaginario.
Recálculo manual: Cuando trabajamos en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando estemoslistos para hacerlo, podemos activar el cálculo manual yendo a [Herramientas/Opciones/Calcular] y seleccionando la opción [Manual], que permitirá hacer el cálculo pulsando . Resulta útil dejar marcada la opción [*Recalcular* antes de guardar].
Apertura al inicio: Si al utilizar Excel trabajas siempre con la misma plantilla, puedes guardarla dentro de la carpeta ARCHIVOS DE PROGRAMAMICROSOFTOFFICEOFFICEXLSTART. El libro se abrirá automáticamente cada vez que inicies el programa.
Crear una nueva Hoja de cálculo nueva o realizar una copia rápida de una Hoja ya existente: La Hoja de Cálculo que quieras reproducir o copiar con las mismas propiedades y características que la hoja activa, sólo has de señalarla con el ratón en la parte inferior donde aparecen las lengüetas de las hojas y pulsarsin soltar la tecla de Control (*Ctrl*) y arrastrarla en horizontal y soltarla cuando aparezca el signo +. Con esto lo que hemos creado es una nueva hoja de cálculo si estaba en blanco o una copia exacta si teníamos cualquier clase de dato.
Asistente de división: Cuando tenemos una columna con datos que queremos dividir (por ejemplo, nombres y apellidos), podemos usar el asistente de conversiónde tabla en texto para realizar esta tarea. Seleccionen los datos a dividir. Hacemos clic en [Datos/ Texto en Columna], elegimos la opción [Delimitados] y pulsamos [Siguiente]. En [Delimitadores] dejamos solamente [Espacios] habilitado. Hacemos clic en [Siguiente], y en la tercera pantalla, elegimos la segunda columna para separar definitivamente, después pulsamos en [Finalizar].
Cerrar todoslos libros: Pulsamos Mayusc y sin soltar pinchamos en el menú Archivo y la opción Cerrar habrá cambiado a Cerrar todo.
Insertar un comentario en una celda: Pulsamos Mayusc+F2 y aparecerá el comentario para que lo rellenemos.
Botones opuestos: Una función muy útil e indocumentada es la de los botones opuestos, con los cuales podemos eliminar botones de las barras de herramientas. El trucoconsiste en hacer clic sobre uno de los botones y mantenerlo presionado mientras pulsamos la tecla . Al soltar esta tecla, aparecerá el botón original.
Más de una línea en la misma celda: Si queremos crear más de una línea en la misma celda escribimos los datos que deseemos y pulsamos ALT+INTRO, así cuantas líneas queramos crear.
Insertar una hoja nueva en un libro: Pulsamos Mayusc+F11 y seinsertará una hoja nueva por delante (a la izquierda) de la hoja que tengamos activa.
Rellenar un rango de celdas: Seleccionamos el rango a rellenar e introducimos el valor de relleno y pulsamos CTRL+INTRO.
Autoajustar el ancho de una columna o alto de una fila: Para ajustar el ancho de una columna al valor más ancho que exista en sus celdas hacemos doble clic en el borde derecho de la...